6 نصائح لإنشاء كول سنتر احترافي للمؤسسات والأنشطة التجارية 2022

إنشاء كول سنتر احترافي للشركات يتطلب كثير من العوامل التي تساعد إدارات خدمة العملاء والمبيعات والدعم الفني على تطوير الأداء وتحقيق أهداف المؤسسة وحتى زيادة المبيعات والأرباح.

تقدم بيفاتيل حلول وخدمات مراكز الاتصال السحابية للمؤسسات والأنشطة التجارية بمزايا وخيارات احترافية متعددة ومن خلال أنظمة وبرامج تساعدها على تحسين الأداء.

هناك كثير من الحلول والخدمات لا غنى عنها لأي مركز اتصال يسعى للتواصل مع العملاء بطريقة أكثر احترافية وأسرع وأسهل وبأقل التكاليف في نفس الوقت.

من خلال هذا المقال سنتعرف على أبرز 10 نصائح للخبراء في مجالات خدمة العملاء وتطوير مراكز الاتصال لإنشاء مركز اتصال احترافي، هيا بنا.

نصائح لإنشاء كول سنتر احترافي

نصائح إنشاء مركز اتصال احترافي للعملاء كثيرة ولا يمكن حصرها في مقال واحد، ولكننا سنذكر أبرزها كما وضحها الخبراء في نقاط باختصار كما يلي:-

1. استخدام رقم موحد 9200
2. نظام كول سنتر سحابي
3. تسجيل المكالمات
4. خدمة الرد الآلي
5. خدمة البريد الصوتي
6. نظام إدارة خدمة العملاء

والآن سنحاول أن نبرز مزايا وأهمية كل نصيحة  من هذه النصائح لتطوير مراكز الاتصال

1- استخدام رقم موحد 9200

إن استخدامك لرقم موحد يبدأ بـ 9200 لإجراء واستقبال مكالمات مؤسستك أو نشاطك التجاري يزودك بكثير من المزايا والخيارات.

الرقم الموحد 9200 يعطي انطباع لعملائك بأنهم يتعاملون مع علامة تجارية قوية ومؤسسة احترافية تقدر عملائها وتسعى دائمًا لتقديم أفضل خدمة ودعم فني لهم.

كما أن الرقم الموحد يمكنك من ربط جميع فروع مؤسستك أو نشاطك التجاري عبر رقم موحد سهل التذكر يتيح لك إجراء واستقبال جميع مكالماتك من خلال مركز اتصال موحد لجميع الفروع.

وأخيرًا فإن الرقم الموحد يسمح لك بإمكانية تفعيل كثير من الخصائص لإجراء واستقبال مكالمات العملاء، مثل إجراء واستقبال عدد كبير من المكالمات المتزامنة وتفعيل خاصية تسجيل المكالمات والرد الآلي والبريد الصوتي والانتظار وغيرها من المزايا والخيارات التي لا غنى عنها لتطوير أداء إدارات خدمة العملاء والدعم الفني بأي مؤسسة أو نشاط تجاري.

2- نظام كول سنتر سحابي

نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل هو أول نظام يمكنك من إجراء واستقبال مكالمات نشاطك التجاري أو مؤسستك بشكل سحابي ومن خلال نظام يعمل فقط بالاتصال بالإنترنت.

يمكنك هذا النظام من إجراء واستقبال أكبر عدد ممكن من المكالمات المتزامنة “العدد المناسب لاحتياجات ومتطلبات مؤسستك أو شركتك”.

من أهم مزايا هذا النظام أنه يعمل بشكل سحابي أي أنه لا يتطلب عمله تركيبات أو سلوك معقدة أو أجهزة الكول سنتر التي تحتاج إليها أنظمة مراكز الاتصال التقليدية.

وهذه الميزة تمكنك من تشغيل النظام عن بعد ومن أي مكان ودون الحاجة لأن تتواجد بمقر مركز الاتصال الخاص بك، لأن النظام يعمل بالاتصال بالإنترنت.

كما تتيح لك هذه الميزة إمكانية تعيين موظفي خدمة عملاء ودعم فني يعملون عن بعد ودون أن يتواجدوا بمقر مركز الاتصال الخاص بك، وهذا يساعدك على توفير كثير من التكاليف الخاصة بتجهيز مقر مناسب لمركز الاتصال وكافة التكاليف الخاصة بمتطلبات عمل موظفي خدمة العملاء.

وأخيرًا تتيح لك هذه الميزة إمكانية متابعة سير عمل إدارات خدمة العملاء والدعم الفني لديك من أي مكان ولحظة بلحظة وبالتقارير ودون أن تتواجد بمقر مركز الاتصال وحتى عندما تكون مسافر خارج البلاد.

3- تسجيل المكالمات

ينصح خبراء مراكز الاتصال وخدمة العملاء بضرورة تفعيل خاصية تسجيل المكالمات لما لها من مزايا متعددة لتطوير أداء كول سنتر المؤسسات والأنشطة التجارية.

هذه الخاصية تساعدك على الاطلاع على سير عمل إدارات خدمة العملاء والدعم الفني بمؤسستك وذلك بالاستماع إلى تسجيلات المكالمات الخاصة بكل موظف.

ومن ثم فهي تساعدك على تقييم أداء موظفيك وتحديد نقاط الضعف والقوة ثم تطوير الأداء بشكل عام.

وتعتبر خاصية تسجيل المكالمات من أهم مزايا نظام بيفاتيل، لأن هذا النظام يقوم بتسجيل جميع المكالمات الصادرة والواردة على مدار 30 يوم.

كما يسمح لك هذا النظام بإمكانية استخراج تسجيلات المكالمات في أي وقت ولآخر 30 يوم .

4- خدمة الرد الآلي

خدمة الرد الآلي أو كما تعرف بالاستجابة الصوتية التفاعلية على استفسارات ومشاكل المتصلين هي أحد خصائص مراكز الاتصال التي تساعدك على تقديم خدمة ودعم فني للعملاء بطريقة أكثر احترافية.

تمكنك هذه الخدمة من تقديم خدمة ودعم فني على مدار الساعة للمتصلين، وذلك من خلال عدد من الرسائل الصوتية المسجلة مسبقًا والتي تتضمن على إجابات ومعلومات وتفاصيل حول استفسارات ومشاكل العملاء فيما يتعلق بما تقدمه من خدمات ومنتجات.

يسمح لك  نظام الكول السنتر السحابي من بيفاتيل بتفعيل هذه الخاصية وذلك بتحميل الرسائل الصوتية المطلوبة ومن ثم يقوم النظام بتشغيلها عندما يتصل العميل ووفقًا لسيناريو معين تقوم بتحديده للنظام.

تساعدك هذه الخاصية على تطوير الخدمة والدعم الفني المقدم للعملاء لأنها تسمح لك بتقديم دعم فني وخدمة عملاء دائمة.

كما تمكن المتصلين من الحصول على المعلومات والتفاصيل المطلوبة بدون التواصل مع أي من موظفي خدمة العملاء أو الدعم الفني أو في حالة انشغال جميع موظفي كول سنتر مؤسستك أو نشاطك التجاري.

5- خدمة البريد الصوتي

البريد الصوتي يعتبر من أهم خصائص مركز الاتصال التي ينصح بها الخبراء لتطوير أداء كل من إدارتي خدمة العملاء والدعم الفني للمؤسسات والأنشطة التجارية.

يسمح لك نظام بيفاتيل بإمكانية خاصية البريد الصوتي التي تسمح للمتصلين بأن يتركوا رسالة صوتية أو أكثر تتضمن على استفساراتهم أو شكاواهم أو مقترحاتهم.

ويقوم موظفي خدمة العملاء والدعم الفني لديك بالاستماع لهذه الرسائل ثم التواصل مع العملاء للمساعدة وتقديم الدعم.

هذه الخاصية تساعد المتصل عند انشغال جميع موظفي الدعم الفني وخدمة العملاء بالرد على العملاء أو في حالة اتصال العميل في خارج مواعيد الدوام.

6- نظام إدارة خدمة العملاء

ينصح خبراء مراكز الاتصال بضرورة استخدام نظام إدارة خدمة العملاء CRM للمؤسسات والأنشطة التجارية لما له من مزايا عديدة تساعدك على تطوير أداء إداراتك وتحقيق أهداف  كول سنتر مؤسستك وحتى زيادة الأرباح والمبيعات.

يوفر هذا النظام خيارات وأدوات عديدة تساعد موظفي المبيعات على تنفيذ وإدارة كافة عمليات المبيعات لحظة بلحظة بدءًا من التقاط العملاء المحتملين وإنشاء العروض المالية وإرسالها لهم وإقناعهم بما تقدمه من خدمات ومنتجات وحتى إنشاء الفواتير وإرسالها لهم.

هذا النظام من بيفاتيل يمكن موظفي المبيعات لديك من الاطلاع على الفرص البيعية المتاحة والعملاء المحتملين وتفاصيل ومتطلبات العميل واحتياجاته.

وهذا يساعد الموظفين على سهولة متابعة وإجراء كافة عمليات المبيعات بطريقة أكثر احترافية تمكنهم من تحقيق أهداف مؤسستك أو نشاطك التجاري.

كما يساعدك هذا النظام على متابعة سير عمل موظفي المبيعات لديك لحظة بلحظة وبالتقارير، حيث يزودك بتفاصيل شاملة حول أداء موظفي المبيعات لديك:-

• عدد المعاملات الناجحة
• عدد الفرص البيعية
• عدد العملاء في مرحلة التفاوض
• عدد العملاء المهتمين
• العملاء الغير مهتمين
• العمليات التي لم تتم

وأخيرًا يوفر هذا النظام مزايا وأدوات احترافية تساعد كل من موظفي التسويق والدعم الفني والمبيعات على فهم العملاء المستهدفين ومعرفة احتياجاتهم ومتطلباتهم وحتى إجراء حملات تسويق ناجحة وتقديم دعم فني وخدمة أفضل للعملاء.

وبشكل عام، فإن أنظمة كول سنتر وإدارة خدمة العملاء من بيفاتيل هي أبرز حلول مراكز الاتصال السحابية الحديثة التي تضعك على الطريق الصحيح نحو تطوير الخدمة المقدمة لعملائك وأداء موظفيك وتحقيق أهداف مؤسستك أو نشاطك التجاري وزيادة المبيعات والأرباح.