5 مزايا لاستخدام نظام كلاود كول سنتر

إن الاعتماد على نظام كلاود كول سنتر لإجراء واستقبال المكالمات أصبح من أساسيات نجاح عمل إدارات خدمة العملاء والمبيعات والدعم الفني في المؤسسات والأنشطة التجارية باختلاف أنشطتها وما تقدمه من خدمات أو منتجات.

تلجأ الكثير من الأنشطة التجارية والمؤسسات الخدمية في السعودية إلى استخدام نظام كول سنتر سحابي لأنه يمكنها من إجراء واستقبال عدد المكالمات المتزامنة المطلوب وذلك فضلاً عن أنه يتضمن كثير من المزايا الاحترافية  للاتصال ومتابعة سير العمل.

والمزايا التي توفرها أنظمة الكول سنتر السحابية من بيفاتيل تفيد كل من الموظفين والمدراء، حيث تساعد الموظفين على تنفيذ مهامهم بشكل أفضل وتساعد المدراء على متابعة سير عمل مركز الاتصال ومن ثم تقييم وتطوير أداء الموظفين.

ومن خلال هذا المقال سنتعرف على ماهية نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل والمزايا التي يوفرها لمراكز اتصال المؤسسات والشركات، هيا بنا.

ما هو كلاود كول سنتر؟

هو أحدث نظام كول سنتر في المملكة العربية السعودية يعمل بشكل سحابي تستخدمه المؤسسات والأنشطة التجارية لإجراء واستقبال أكبر عدد ممكن من المكالمات المتزامنة بمزايا احترافية وخيارات متعددة لإدارات المؤسسة المختلفة.

وهذا النظام هو أساس عمل  أو حجر الأساس في مراكز الاتصال للمؤسسات والأنشطة التجارية التي يقوم عملها على التواصل مع الجمهور المستهدف لتقديم خدمات كما في المؤسسات الحكومية والخدمية أو لتنفيذ عمليات المبيعات للمنتجات والخدمات كما في الشركات والأنشطة التجارية أو لتقديم دعم فني للعملاء أيضاً عبر الهاتف.

ويتضمن نظام بيفاتيل كلاود كول سنتر كثير من المزايا الاحترافية والخيارات التي تجعل كثير من الأنشطة التجارية والمؤسسات الحكومية تعتمد عليه لإجراء واستقبال مكالماتها.

نذكر أبرز هذه المزايا في نقاط بإيجاز كما يلي:-

1. يعمل سحابيًا / العمل عن بعد.
2. خاصية تسجيل المكالمات.
3. خصائص الاتصال (تحويل المكالمة، الرد الآلي IVR، البريد الصوتي).
4. شاشة المراقبة الحية.
5. تقارير الأداء.

1- يعمل سحابيًا / العمل عن بعد

من أهم مزايا  نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل أنه يعمل بشكل سحابي، أي أنه يعمل بدون الحاجة إلى أجهزة تقليدية أو سلوك أو تركيبات معقدة، فهذا النظام يعمل فقط بالاتصال بالإنترنت.

ومن ثم يمكنك تشغيل هذا النظام من أي مكان بشكل سحابي وعن بعد ودون الحاجة لأن تتواجد بمقر مركز الاتصال، وهذه الميزة تمكنك من متابعة سير عمل إدارات خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات بمؤسستك بشكل لحظي عن بعد ومن أي مكان.

كما تمكنك هذه الميزة أيضًا من تعيين موظفي كول سنتر للعمل عن بعد دون تواجدهم بمقر مركز الاتصال، لذلك فهذه الخاصية توفر لك كثير من التكاليف اللازمة لتوفير بيئة عمل مناسبة لموظفي خدمة العملاء بمقر مركز الاتصال. حيث أنه في هذه الحالة لن تحتاج إلى توفير أجهزة كمبيوتر ومكاتب وسماعات كول سنتر ومساحات واسعة تستوعب موظفي الكول سنتر.

2- خاصية تسجيل المكالمات

يتضمن نظام بيفاتيل كلاود كول سنتر على خاصية تسجيل المكالمات التي يقوم موظفي خدمة العملاء والمبيعات والدعم الفني لديك باستقبالها أو إجراؤها من خلال مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري.

وكصاحب عمل أو مدير لمركز الاتصال، يتيح لك نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل إمكانية استخراج تسجيلات المكالمات لآخر 30 يوم في أي وقت، حيث يحتفظ النظام بتسجيلات المكالمات لمدة 30 يوم.

وتساعدك خاصية تسجيل المكالمات واستخراج التسجيلات على متابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري، الاستماع إلى المكالمات وتقييم أداء موظفي المبيعات والدعم الفني وخدمة العملاء ومن ثم تحديد نقاط الضعف والقوة وتطوير أداء الموظفين بشكل عام.

3- خصائص الاتصال (تحويل المكالمة، الرد الآلي IVR، البريد الصوتي).

يوفر نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل مزايا عديدة للعملاء عند الاتصال بالرقم الموحد الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري، ويمكننا أن نذكر أهمها كما يلي:-

أ) تحويل المكالمات

يمكن الاستفادة من خاصية تحويل المكالمات التي يوفرها النظام لتحويل المتصل إلى قسم معين أو لتحويله إلى خاصية الرد الآلي IVR أو إلى خاصية البريد الصوتي ليترك استفساره أو شكوته أو مشكلته في رسالة صوتية.

ب) الرد الآلي

يتيح لك نظام كلاود كول سنتر إمكانية تشغيل خاصية الرد الآلي IVR، ومن خلال هذه الخاصية يمكنك التفاعل مع المتصلين والرد على استفساراتهم وذلك بتشغيل عدد من الرسائل الصوتية المسجلة مسبقًا والتي يتفاعل معها المتصلون.

جـ) البريد الصوتي

يتيح لك نظام بيفاتيل للكول سنتر إمكانية تشغيل خاصية البريد الصوتي التي تسمح للمتصلين أن يتركوا استفساراتهم وشكاواهم ومقترحاتهم في رسائل صوتية يسمعها الموظفون المختصون فيما بعد ليعاودا الاتصال بهم.

4- شاشة المراقبة الحية

شاشة المراقبة الحية هي واحدة من أهم نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل لأنها تتيح لك عدد كبير من الخيارات والأدوات التي تمكنك من متابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك لحظة بلحظة.

من خلال شاشة المراقبة الحية يمكنك الاطلاع على جميع المكالمات الجارية بمركز الاتصال، ومعرفة تفاصيلها وكذلك يمكنك الاستماع إلى مكالمة منها دون معرفة المتصل والموظف.

كما تتيح لك هذه اللوحة أن تتطلع على حالة كل موظف هل معه مكالمة أم في اجتماع أم في فترة راحة، وكذلك تتيح لك الاطلاع على قائمة الانتظار ومدة المكالمات الجارية لكل موظف.

وتسمح لك هذه اللوحة بأن توجه موظف خدمة العملاء أو المبيعات والدعم بشكل خاص أو تصحح له معلومة بشكل خاص ودون أن يعرف المتصل.

وتتيح لك هذه اللوحة أيضاً إمكانية التدخل في المكالمة في حالة طلب المتصل ذلك، كما تمكنك من إنهاء المكالمة في حالة تحدث المتصل بشكل غير لائق أو غيرها من الحالات التي تستدعي ذلك.

وبشكل عام تمكنك هذه اللوحة من متابعة أداء موظفيك لحظة بلحظة وبالتالي تساعدك على تقييمهم والحصول على رؤية عامة حول مركز الاتصال الخاص بك ومن ثم تطوير الأداء.

5- تقارير الأداء

يوفر نظام كلاود كول سنتر تقارير احترافية حول جميع المكالمات التي أجراها واستقبلها موظفي خدمة العملاء والكول سنتر والدعم الفني بمركز الاتصال الخاص بك.

وتزودك هذه التقارير برؤية عامة وتفصيلية بخصوص عدد المكالمات التي أجراها واستقبلها كل موظف وكذلك عدد المكالمات المفقودة ومدة المكالمات وعدد فترات الراحة التي أخذها كل موظف ومدتها وغيرها.

ويمكنك استخراج هذه التقارير بشكل شهري أو أسبوعي أو يومي، وتقارير نظام بيفاتيل تساعدك على متابعة أداء موظفي الكول سنتر بمؤسستك وتقييمهم ومن ثم تساعدك على توجييهم للتطوير.

وتعد تقارير نظام بيفاتيل السحابي من أهم المزايا التي يوفرها هذا النظام لأنها توفر لك رؤية شاملة وتفصيلية بالأرقام والاحصائيات حول أداء مركز الاتصال بالكامل وهذه الرؤية تساعدك على الوقوف على نقاط الضعف والقوة في مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري ومن ثم تساعدك على تطويره.

بصفة عامة توصي كثير من الأنشطة التجارية والمؤسسات الحكومية وغير الحكومية بنظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل باعتباره أحدث أنظمة مراكز الاتصال وأكثرها تميزاً لأدواته وخياراته المتعددة التي يمكنك الاستفادة منها بأقل التكاليف في المملكة العربية السعودية.