كيف تختار أفضل غرف الاجتماعات؟ وما فائدتها لنشاطك التجاري

في يومنا هذا يعد التواصل من أهم ما تقوم به الشركات مع عملائها، حيث نجد قطاع كبير من المؤسسات تعمل على إنشاء تواصل فعال مع عملائها في أي مكان، حيث تبحث تلك الشركات عن الوسيلة السهلة والسريعة التي تحقق لها تواصل قوي وسريع وجماعي ليضم كلاً من عملائها وموظفيها، أو بينها وبين عدد من عملائها في وقت واحد وبنفس جودة الاتصال الفردي.

ونظراً للتطور التكنولوجي الهائل الذي يشهده العصر الحالي، نجد أن ثورة الاتصالات الحديثة قد أخرجت لنا مجموعة من الأجهزة التي تعتمد على تقنية نقل الصوت عبر شبكة الإنترنت لتسهيل التواصل بأقل تكلفة، حيث تعرف تلك المنتجات بأجهزة الفويب، وفي المقالة التالية سنقدم لكم مجموعة من أكثر الأسئلة الشائعة التي تَرِدنا من قرائنا الأعزاء، لذلك لا تفوتوا تلك المقالة المميزة!

ما هي منتجات الفويب ؟ وكيف تعمل تلك الأجهزة المتطورة ؟!

إن تلك المنتجات هي عبارة عن أجهزة حديثة نجحت في التخلص من جميع عيوب وسائل الاتصال التقليدية، فهي مجموعة من الأجهزة التي تعمل بتقنية نقل الصوت عبر شبكة الإنترنت أو بروتوكول الإنترنت، حيث يتم ربط المكالمات الصوتية من خلال شبكة الإنترنت، وحينها يتم التواصل بين عدد من الأشخاص في نفس الوقت من خلال تلك الأجهزة أثناء اتصالهم بشبكة الإنترنت، فهي أجهزة تتيح تواصل قوي وسريع وبأقل تكلفة.

وتلك الأجهزة المتطورة تقوم على طريقة عمل حديثة للغاية، حيث تقوم تكنولوجيا VOIP بتحويل الإشارات الصوتية أو ما تعرف ب Analog Signals من الهاتف الذي يقوم بإرسال الإشارة أو الذي يقوم بالاتصال إلى إشارات رقمية أو ما قد نسميها ب Digital Signals، ثم تقوم تلك التقنية بضغط تلك الإشارات الرقمية وتقسيمها إلى عدد من الحزم، وتعتمد أجهزة نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت على استخدام شبكة الإنترنت في إرسال تلك الإشارات التي تم ضغطها سابقاً في عدة مسارات عبر نفس شبكة البيانات، ثم تصل تلك الحزم للهاتف الذي سيقوم بالاستقبال من المرسل في الجهة الأخرى، وحينها تتحول تلك الإشارات الرقمية لإشارات صوتية.

وتتعدد أنواع تلك الأجهزة حيث نجد أن هناك سماعات الرأس، تليفونات فويب، السنترالات، بوابات الاتصال، وغرفة الاجتماعات، كما تختلف وظائفها لنصل هنا إلى الأداة التي تساعدنا على التواصل الجماعي بهيئة الفيديو وهي غرف الاجتماعات، والتي سنتناولها بالتفصيل في الفقرة التالية.

ما هي غرف الاجتماعات ؟ وكيف تعمل ؟!

إن غرف الاجتماعات هي إحدى أجهزة فويب أو منتجات نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت، حيث تعمل تلك الأجهزة على إنشاء تواصل سمعي ومرئي بين عدد من الأفراد في وقت واحد، ولا يشترط وجود هؤلاء الأشخاص في مكان واحد بل قد يكونوا داخل الممكلة العربية السعودية أو خارجها في دول متفرقة، فهي تكنولوجيا مرنة تعتمد على بروتوكول الإنترنت في نقل المؤتمرات وعقدها بالفيديو بين شخصين أو أكثر بأفضل جودة وأكثر سرعة.

ما هي فائدة غرف الاجتماعات لمؤسستك أو نشاطك التجاري ؟!

إن غرف الاجتماعات تتعدد مزاياها وفوائدها التي قد توفرها لنشاطك التجاري، ويمكننا ذكر أهم تلك الفوائد في النقاط التالية:

1. توفير تواصل فيديو عالي الجودة.
2. سهولة عقد المؤتمرات والاجتماعات.
3. تواصل مرئي وبصري متواصل بدون انقطاع.
4. يسمح بالتواصل بين شخصين أو أكثر.
5. إمكانية التواصل من أماكن متفرقة وبعيدة عن بعضها.
6. ذات تكلفة قليلة وتوفر الكثير من التكاليف على المستخدمين.
7. سهولة التواصل دولياً خارج المملكة العربية السعودية.
8. تحقيق تواصل آمن وغير قابل للاختراق.
9. إمكانية مشاركة صوت وصورة بجودة عالية.
10. إمكانية مشاركة وعرض ملفات أو وثائق أو صور.
11. تتميز بواجهة مستخدم ذكية وسهلة الاستخدام.
12. سهلة التركيب والتشغيل، ولا تتطلب سوى توصيلها بشبكة الإنترنت.
13. يمكن ربط عدة فروع ببعضها عن طريق شبكة الإنترنت.
14. يدعم أكثر من خط عبر بروتوكول الإنترنت.
15. يدعم السماعات السلكية واللا سلكية.
16. مزود بمكبر صوت عالي الجودة.
17. يدعم خاصية البلوتوث والسماعات.
18. يدعم منافذ للخطوط الأرضي والفاكس.
19. مزود بشاشة عالية الجودة والنقاء في عرض الصورة.
20. يدعم خدمة الاتصال بشبكة الواي فاي.

كيف تختار أفضل غرف الاجتماعات لتناسب شركتك ؟!

هناك عدد من المعايير التي يجب عليك مراعاتها عند اختيارك لغرف الاجتماعات، ومن أهم تلك المعايير:

1. جودة الصوت والصورة
2. إرسال وسائط متعددة
3. الخصوصية والسرية
4. سهولة الاستخدام

أولاً : جودة الصوت والصورة أثناء الاتصال

من أهم الخصائص التي يجب أن تكون متاحة في غرف الاجتماعات التي ستقوم باختيارها هي جودة الصوت والصورة العالية، فلا بد أن تكون غرفة الاجتماعات مزودة بمكبر صوت عالي النقاء وتتيح لك التحكم في ارتفاع وانخفاض معدل الصوت، كما يجب أن توفر لك صوت نقي وواضح، بالإضافة لضرورة وضوح الصورة وأن يكون الفيديو عالي الجودة حتى تكون جميع تفاصيل الاجتماع واضحة لكل المتصلين عبر الإنترنت.

ثانياً :  إمكانية إرسال وسائط متعددة

يجب على غرفة الاجتماعات التي ستختارها لشركتك أو مؤسستك أن تكون مزودة بميزة إرسال الوسائط المتعددة أثناء الاجتماع، فمن خلال تلك الميزة ستتمكن من إرسال كافة الملفات أو لصور أو الوثائق أثناء الفيديو، كما ستتمكن من عرضها مباشرة أمام المشاركين في الاتصال، ولن تحتاج للخروج من الاجتماع وإرسالها عبر البريد الإلكتروني أو عبر أي وسيلة تواصل أخرى، بل تتيح لك غرف الاجتماعات خاصية إرسال الوسائط بسرعة وبوضوح.

ثالثاً : الخصوصية والسرية وأمان الاتصال

فمن أهم المعايير التي يجب عليك اتباعها عند اختيار غرفة الاجتماعات الخاصة بشركتك هو خصوصية الاتصال وسرية البيانات، فيجب أن يكون الاتصال مؤمن وغير قابل للاختراق، كما يجب أن يتم حفظ المعلومات وبيانات الاتصال على قواعد بيانات وسيرفرات مؤمن للغاية، للحفاظ على أسرار شركتك وأسرار بيانات عملائك وموظفيك.

رابعاً : سهولة الاستخدام والتشغيل

فمن أهم الخصائص التي يجب أن تتوافر بتلك الغرف عند البحث عنها واختيار أفضلها أن تكون سهلة التشغيل والاستخدام، فالأمر لا يحتاج طرق معقدة في التشغيل أو صعوبات في التركيب، لأن بعض عملائك قد لا يكون لديهم العلم الكافي لاستخدام تلك الأجهزة، لذلك يجب أن تكون ذات واجهة مستخدم بسيطة وتفاعلية وسهلة التشغيل، كما يجب أن توفر لك كافة الأدوات التي قد تحتاجها للتواصل مع عملائك بكل سهولة ويسر.

هذه كانت بعضاً من أهم المعايير التي ستساعدك في اختيار أفضل غرف الاجتماعات لتتمكن من التواصل مع عملائك بكل سهولة وبدون أية عوائق أو تعقيدات وفي النقاط التالية سنعرض لكم مجموعة من أحدث غرف الاجتماعات التي توفرها لكم بيفاتيل بأفضل أسعار وبأقوى مميزات تجعلها الأولى في السوق السعودي، ومن أهمها:

• غرفة مؤتمرات فيديو يالنك VC880
• غرفة مؤتمرات فيديو يالنك VC200
• غرفة اجتماعات فيديو يالنك VC500-Phone-Wired
• فيديو مؤتمرات جراند ستريم GVC3202 + GAC2500
• غرفة اجتماعات فيديو يالنك Collaboration Touch Panel CTP20