إنشاء وتكلفة نظام كول سنتر احترافي لشركات الشحن

إذا كنت صاحب شركات شحن أو تمتلك مجموعة من الشركات التي تتضمن خدمات النقل والشحن، فإنك بالتأكيد في المكان الصحيح، فالكثير من شركات الشحن في السنوات الماضية كانت تعاني بشدة من صعوبة التواصل مع كافة الجهات المتصلة بها، وخصوصاً عند متابعة الطلبات وعمليات البيع والنقل، فجميع تلك العمليات حساسة وتتطلب متابعة دقيقة ومستمرة حتى تتم بالشكل المطلوب.

ولعلك تتسائل ” ما هو نظام كول سنتر ؟ وكيف سيساعدني في تنظيم أعمالي ؟! ” إجابة ذلك السؤال عزيزي القارئ يمكننا تلخيصها بكونه النظام الذي يوفر لك كافة الأدوات التي تنجز مهامك بدلاً عنك! ولنأخذ تعريف الكول سنتر في الفقرة التالية بمزيداً من التفصيل.

ما هو نظام الكول سنتر ؟ وما أهميته لشركات الشحن ؟!

إن نظام الكول سنتر لشركات الشحن هو نظام مصمم خصيصاً لتوجيه واستقبال مكالمات العملاء والشركات المتعاقدة مع شركات الشحن، لتتمكن من التواصل مع عملائك بسهولة وبسرعة وبدون أية عوائق، فهو نظام حديث يوفر لشركات الشحن ميزة التواصل الفعال عن بعد أو أون لاين مع جميع العملاء، و الحفاظ على اتصال دائم ومستمر بدون أي انقطاع أو عوائق، لكي تتمكن من خلاله من متابعة كل أعمال الشحن والنقل وعمليات البيع وجميع العملاء من أي مكان، فهو يقوم باستخدام تقنيات حديثة لجمع البيانات واستخراج تقارير تفصيلية عن العمليات التي تمت، وكل المكالمات الصادرة والواردة وما نتج عنها.

فأي شركة شحن مهما كان حجم نشاطها، أو الأماكن التي تنتشر فيها خدماتها، حتى إن كانت تستهدف مناطق معينة أو تسعى لإشهار علامتها التجارية على المستوى المحلي أو الدولي، فإنها تحتاج بشدة لنظام كول سنتر احترافي ليساعدها على تحقيق تواصل فعال، ومن هنا ظهرت الأهمية الكبيرة لذلك النظام لمختلف الشركات وخصوصاً شركات الشحن، ويمكننا تلخيص أهميته في النقاط التالية:

• يساعدك نظام كول سنتر على التواصل الفعال مع العملاء
• يوفر ذلك النظام إمكانية تتبع الشحنات والطلبات في أي مكان
• يوفر ذاك النظام إمكانية استهداف العملاء المحتملين لعرض خدمات شركتك
• يمكن من خلال ذلك النظام تحديد مشاكل عملائك المتعاقدين والعمل على حلها
• يساعدك النظام على حفظ وتسجيل جميع بيانات العملاء وتعاملاتهم معك
• يساعدك النظام على حفظ وتسجيل بيانات عمليات الشحن والنقل
• يمكن من خلال ذلك النظام العمل على دراسة سلوك العملاء وردود أفعالهم
• يمكن عبر ذلك النظام العمل على تحسين الخدمات المقدمة مستقبلاً

هذه فقط بعض الفوائد التي يمكن أن تعود عليك كصاحب شركة شحن، ولكنها ليست جميع الفوائد! فهناك مجموعة من الخصائص أو المميزات التي يوفرها نظام الكول سنتر لشركات الشحن تجعلها أكثر فعالية ومن أكثر الشركات قوة في السوق، ويمكننا ذكر أهم تلك المميزات في نقاط:

• التحكم في المكالمات
• العمل عن بعد
• الرقم الموحد
• الربط ب CRM

أولاً : ميزة التحكم في المكالمات

فمن خلال نظام الكول سنتر ستتمكن أي شركة شحن من استقبال عدد هائل من المكالمات في وقت واحد، مع إمكانية توجيه المكالمات بكل سهولة وبدون أي عوائق أو أعطال، كما يوفر ميزة تسجيل المكالمات الواردة، وحفظها على قواعد بيانات قوية ومؤمنة للغاية، وبالتالي ستساعدك على تتبع رغبات عملائك وتحديد متطلباتهم، ويمكنك العودة إلى تلك التسجيلات في حالة حدوث أمر طارئ، أو في حالة مراقبة موظفيك والتأكد من مستوى جودة الخدمة المقدمة من قبل فريق الكول سنتر بشركتك، كما يوفر لك خاصية جدولة المكالمات والتي تساعدك في تحديد مواعيد العطلات والأجازات، كما تساعد ميزة تحويل المكالمات أصحاب شركات الشحن في التسهيل على فريق خدمة العملاء لديهم، وتحسين مستوى وأساليب العمل بالشركة، حيث يتم تحويل مكالمات العملاء الواردة للأقسام المختصة والمعنية حسب غرض المكالمة.

ثانياً : ميزة العمل عن بعد

فمن أهم الخصائص أو المزايا التي يتيحها نظام الكول سنتر لشركات الشحن هو إمكانية العمل عن بعد أو أون لاين من أي مكان، وهو الأمر الذي يتيح لشركات الشحن متابعة توصيل الطلبات والشحنات بكل سهولة من مقر الشركة أو حتى من أي مكان داخل أو خارج المملكة العربية السعودية، بل ويمكن لمدراء شركات الشحن أن يقوموا بمتابعة العملاء والموظفين في آن واحد، مما يتيح رقابة مستمرة لتحسين مستوى العمل وأساليبه.

ثالثاً : ميزة الرقم الموحد

هو ميزة ذكية يوفرها لك نظام الكول سنتر فهو رقم اتصال مختصر وموحد خاص بشركتك، يبدأ برقم 9200 وهو عبارة عن رقم ثابت قصير يتكون من 9 أرقام فقط، حيث يميز شركتك عن بقية شركات الشحن في السوق، ويتمتع بكونه سهل التذكر ومختصر ليصل لك عملائك بسهولة، فمن خلاله يستطيع عملائك الوصول لأي فرع خاص بشركتك أو قسم معين من خلال طلبهم لذاك الرقم، فمثلاً إذا أرادوا التواصل مع قسم الطلبات والإرجاع فيمكنهم الاتصال بذلك الرقم ليقوم بالرد عليهم أحد ممثلي خدمة العملاء ويقوم بتحويلهم على القسم المختص باستفسارهم، وهو الأمر الذي يتيح لعملائك إمكانية الاتصال بشركتك في أي وقت بل ومن أي مكان داخل الممكلة العربية السعودية أو خارجها.

رابعاً : ميزة الربط بنظام CRM

فمن خلال نظام كول سنتر احترافي ذكي ستتمكن من ربطه بكافة الأنظمة الأخرى بشركتك، فتكامل كِلا النظامين سيساعد على تطوير منظومة عمل الشركة بأكملها، فنظام إدارة علاقات العملاء يعد النظام الضروري الذي يقوم بحفظ وتسجيل ومعالجة كافة بيانات عملائك، موظفيك، وخدماتك، جميع عمليات شركتك وعملياتك، فهو نظام متطور يجمع بين الكثير من الأدوات الحديثة والحلول العبقرية التي تساعد أصحاب الشركات ومدراء المؤسسات على تطوير مستوى أنشطتهم التجارية، وتحسين أساليب العمل، والاهتمام بالعملاء، فهو يقوم باستخدام مجموعة من الأساليب الحديثة لجمع بيانات عملائك ومعلوماتهم الشخصية، ثم تحليلها وتصنيفها للحصول في نهاية الأمر على معلومات منظمة وأرقام تمكنك من وضع استراتيجيات وتكنيكات لتطوير خدماتك التي تقدمها لعملائك، لتكسب رضاهم وثقتهم والمزيد من العملاء الجدد.

وهنا نتوقف عند أحد الأسئلة الهامة التي يرغب في معرفة إجاباتها العديد من أصحاب ومدراء شركات الشحن وهو ” ما تكلفة إنشاء نظام كول سنتر احترافي لشركات الشحن ؟! ” ، هنا أعزائي القراء تتوقف الإجابة على ما هو حجم شركتك، هل هي شركة شحن ناشئة ؟ أم شركة شحن متوسطة أو عملاقة ! ، فكل شركة ونوعها وحجم نشاطها التجاري، وعدد موظفيها أو عملائها هو الذي يحدد ما التكلفة التي ستناسبها، ولذلك نحن في بيفاتيل لحلول الاتصالات والكول سنتر نقوم بتوفير باقات مختلفة لأنظمة الكول سنتر لكافة الأنشطة التجارية والشركات، ويمكنك الاختيار بين تلك الباقات بما يتناسب مع شركتك ونوعها وحجم عملائها.