5 عيوب لمركز الاتصالات التقليدي لا يمكن أن تفوتك

مركز الاتصالات السحابي أصبح من أقوى، أسرع، وأسهل الوسائل للتواصل مع عملائك وكسب عملاء جدد، لذلك بيفاتيل توفر لك كل ما تحتاجه لإنشاء مركز اتصالات بأعلى جودة وأفضل أداء!

في الفترة الحالية وفي عصر التطور التكنولوجي السريع الذي نشهده الآن، أصبحت الكثير من الشركات ترغب في بناء علاقات قوية مع عملائها، إرضائهم، وكسب ثقتهم وانتمائهم لعلامتها التجارية!

حيث أيقنت العديد من المؤسسات الضخمة الأهمية البالغة لمراكز الاتصالات السحابية في التواصل الدائم والمستمر مع العملاء بطريقة سلسة وبدون أي تعقيدات، ولعلك تتسائل ما هو مركز الاتصالات؟ وما الفرق بين مركز خدمة العملاء التقليدي والسحابي؟

هنا يأتي دور بيفاتيل عزيزي القارئ سنوفر لك في المقال التالي كافة المعلومات التي قد تحتاج معرفتها عن مراكز الاتصالات، لذلك تابعوا القراءة.

عناصر المقال:

1. ما هو مركز الاتصالات؟
2. 5 عيوب لمركز الاتصالات التقليدي!
3. هل مركز الاتصال السحابي للشركات الكبيرة فقط؟

1- ما هو مركز الاتصالات؟

إن مركز الاتصالات قد تختلف مسمياته، فقد يعرف بنظام الكول سنتر أو مركز خدمة العملاء أو غيره، ولكن الأمر الذي لا يتم الاختلاف عليه هو أهميته للشركات فهو يعد حلقة الوصل بين الشركة وعملائها، فهو عبارة عن نظام يقوم بإدارة وتشغيل خدمة العملاء كما يقوم باستقبال المكالمات الهاتفية من عملاء الشركة الحاليين أو المحتملين، بالإضافة لعمل مكالمات موجهة للعملاء منه وذلك من خلال خطوطك الأرضية أو خطوط الجوال الخاصة بشركتك.

ولا تقتصر أهمية مركز الاتصالات على كونه مجرد مكتب مركزي يتم استخدامه لعمل مكالمات فقط! بل الأمر يصل لاستخدامه  لبيع المنتجات أو الخدمات والعروض وتقديمها أو تلقي الشكاوي و تحسين تجربة العملاء وغيرها.

ولكن مع كل تطور يشهده العالم تتطور معه كل وسائل التواصل، فنجد أن مركز الاتصالات التقليدي قد تطور لأقصى حد ليصبح نظامه سحابياً ليوفر على جميع أصحاب الشركات الكثير من المشاكل والعيوب التي كانت موجودة في مراكز الاتصالات التقليدية.

2-  أبرز 5 عيوب لمركز الاتصالات التقليدي!

رغم اعتماد الشركات عليه قديماً إلا أن الاتجاه الحالي يسعى لمرحلة أكثر تطوراً وعصرية، وسنلخص عيوبه في النقاط التالية:

• عدم القدرة على التسجيل والتحويل
• عدم وجود تحليلات للأداء
• صعوبة المراقبة
• عدم إتاحة خاصية الرد الآلي
• عدم إمكانية الربط مع CRM

أ) عدم القدرة على التسجيل والتحويل:

• فمن أهم عيوب نظام الكول سنتر التقليدي أنه لا يسمح للشركة بتسجيل جميع المكالمات الصادرة والواردة وتخزينها في قاعدة بيانات خاصة بالشركة، مما يؤرق موظفي خدمة العملاء في الوصول لبيانات عملاء الشركة وعدم ضمان جودة الخدمة المقدمة من موظفي خدمة الرد على العملاء.
• وكذلك عدم القدرة على تحويل المكالمات للأقسام المختصة والمعنية مما قد يؤدي لإنزعاج العميل أو عدم حل المشاكل بسهولة وإرسالها لأكثر من موظف.

ب) عدم وجود تحليلات للأداء:

• وهي من العيوب الكبيرة لمركز الاتصالات التقليدي فمن الضروري استخراج تقارير تفصيلية وتحليلات لأداء موظفين الكول سنتر في الشركة لتقييم جودة الخدمة المقدمة، وهو الأمر الذي يعوق الشركة على الوصول لبيانات هامة تخص عملائها وسلوكهم والعمليات التي تمت.

ج) صعوبة المراقبة:

• فالمراقبة الحية أمر هام لمدراء الشركات لمتابعة سير عمل الشركة و تقييم أداء الموظفين وضمان جودة الخدمة المقدمة للعملاء، فإذا لم يتم مراقبة كل ذلك، كيف سيمكن للشركة معرفة مواطن الخطأ ونقاط الضعف لتتمكن من تحسين أدائها!

د) عدم إتاحة خاصية الرد الآلي:

• من أكثر الأمور التي قد تغضب العميل هي التأخير في الرد أو الشعور بعدم الاهتمام! لذلك فإن خاصية الرد الآلي والتي تتيح الرد التفاعلي في أي وقت على استفسارات عملاء شركتك وذلك من خلال رسائل صوتية مسجلة وهي من أهم خدمات وحلول الكول سنتر، فستكون مفيدة جداً لكسب عميلك وهي من المميزات الغير متواجدة في مركز الاتصالات التقليدي.

هـ) عدم إمكانية الربط مع CRM:

• أي شركة ترغب في كسب الكثير من العملاء الجدد وتحويلهم لعملاء دائمين، ومن أهم الخطوات لكسب العملاء هي الربط بين نظام إدارة خدمة العملاء CRM مع نظام الكول سنتر لتكون عملية الاتصال أكثر سهولة ومرونة ولتحقيق نتيجة أفضل، وهذا لا يمكن فعله في مراكز الاتصالات التقليدية والتي تعوق عملية التواصل بشكل واضح.

هذه بعض عيوب ومشاكل مراكز الاتصالات التقليدية والتي دفعت معظم الشركات اللجوء لمراكز الاتصال السحابية المتطورة، لنجدها تحقق نجاحاً هائلاً! ولعلك تتسائل هل سيناسب مركز الاتصال السحابي أو نظام كلاود كول سنتر شركتي حتى وإن كانت شركة نامية؟

إذا كنت قد سألت نفسك عزيزي القارئ ذلك السؤال، فإنك قد أيقنت أهمية مراكز الاتصال السحابية لشركتك وللأنشطة التجارية المختلفة، و سنوضح لك في الفقرة التالية ما الشركات التي يناسبها مراكز الاتصال السحابية.

3- هل مركز الاتصال السحابي للشركات الكبيرة فقط؟

في الحقيقة إن مركز الاتصال السحابي يناسب الشركات الكبيرة والصغيرة في آن واحد! كيف؟

فلا يوجد شركة مهما كانت صغيرة أو نامية ولا تملك عملاء! ويكمُن نجاح معظم تلك الشركات في اهتمامها بعملائها الحاليين واكتسابها عملاء جدد، ذلك الأمر الذي يدفعها لإنشاء وإعداد كافة أنظمة خدمة العملاء التي تحول عملائها المحتملين لعملاء دائمين.

• “العميل أهم زائر لشركتنا” لعلك سمعت تلك المقولة من قبل، أجل إنها مقولة من قلب أعظم الشركات الناجحة على مستوى العالم، دائماً يضعون العميل في المقام الأول، لأنه كان وسيظل محور أساسي لسير عمل الشركة، فالاهتمام بالعميل والتواصل معه بشكل جيد وتوفير قنوات اتصال مرنة وسريعة كان سبباً أساسياً في وصول الكثير من الشركات النامية لنجاح هائل!
• لذلك أصبحت الكثير من الشركات والمؤسسات تعتمد على أنظمة أحدث من مراكز الاتصالات التقليدية وتلجأ لما يسمى بكلاود كول سنتر أو مركز الاتصال السحابي لزيادة فعالية عملية الاتصال بالعملاء ولتحقيق المزيد من التفاعل، فهو من أسهل الوسائل الاتصالية الحديثة في عصرنا الحالي والتي تعطيك كافة مميزات مراكز الاتصالات بالإضافة إلى خاصيات تمكنك من الوصول للعميل بسرعة، بسهولة، وبأمان وتضمن لك جودة الاتصال عن بعد أو أونلاين.

لذا إذا كنت تبحث عن أحدث نظام كلاود سنتر يتيح لك قدرات خيالية للاتصال مع عملائك و إتمام معاملاتك بمرونة وسهولة، فشركة بيفاتيل هي حلك المثالي لكسب عملاء جدد وكسب ثقة عملائك الحاليين.

4- كلاود كول سنتر من بيفاتيل

• بيفاتيل لا توفر لك مجرد مركز اتصالات تقليدي! بل توفر لك كلاود كول سنتر وهو مركز اتصال سحابي بمزايا الكول سنتر العادي ولكن مدعم بخصائص تقنية وتكنولوجية حديثة لتمكنك من متابعة سير العمل والقيام بكافة المعاملات اليومية من أي مكان عن بعد و مميزاته لا حصر لها ولكن سنذكر لك أهمها:

1- الرقم الموحد 9200:

• هي من أهم الخاصيات المميزة لكلاود كول سنتر من بيفاتيل، حيث نوفر لك رقم مميز ومختصر لشركتك أو مؤسستك، فريد وسهل التذكر ويتم ربط جميع أقسام شركتك بنفس الرقم الموحد، حتى يتمكن العميل من الوصول للشركة بكل سهولة وبدون تعقيدات.

2- العمل عن بعد:

•  تخيل عزيزي القارئ أنه يصبح بإمكانك أن تدير شركتك وتوجه موظفينك عن بعد ومن كل مكان! إنه أمراً رائع أليس كذلك؟ هذا هو ما نقدمه لك في بيفاتيل فنظام كلاود كول سنتر السحابي يُمكن موظفين خدمة العملاء من استقبال والرد على عملائك أونلاين أو عن بعد من أي مكان داخل السعودية أو خارجها، الأمر الذي يضمن تواصل دائم ومستمر مع عملائك. 

3- تسجيل المكالمات:

• حيث يساعد ذلك النظام الشركات بتوفير خدمة تسجيل جميع المكالمات الصادرة والواردة وتخزينها في قاعدة بيانات خاصة بالشركة، حتى يمكنك الرجوع إليها في أي وقت حيث تعتبر بمثابة مستند يضم جميع عمليات البيع والشراء التي تتم عبر التليفون للتأكد و لضمان جودة الخدمة المقدمة من موظفي خدمة الرد على العملاء.

4- تحويل المكالمات:

• وهي خاصية مميزة حيث تعمل على تحويل وتوجيه مكالمات عملائك لمكانها المناسب! وذلك بتوجيه المكالمات الواردة للأقسام المختصة والمعنية، كمثال إذا قام أحد العملاء بالاتصال بغرض الشكوى فسيتم تحويل مكالمته لقسم الشكاوي وهكذا، مما يساعد على إتمام المهام بشكل سريع وكذلك حل المشاكل بسهولة.

5- المراقبة الحية:

• فوجودك في مكان بعيد أو قيام موظفينك بالعمل عن بعد لن يكون عائقاً لمراقبة سير عمل الشركة بعد اليوم! فهي من الميزات الذهبية لكلاود كول سنتر من بيفاتيل، حيث يساعد مدراء الشركات على مراقبة سير عمل الشركة وأداء الموظفين والأهم من ذلك هو مراقبة كافة العمليات الواردة والصادرة من الشركة، وذلك لتقييم مدى نجاح المنظومة.

6- تقارير وتحليلات:

• حيث يقدم لك تقارير مفصلة عن جميع المكالمات الصادرة والمكالمات الواردة باليوم والساعة ومدة المكالمة ومن الذي قام بهذه المكالمة وسبب المكالمة سواء شكاوى أو استفسارات أو إقتراحات أو غيره، الأمر الذي يساعد في تقييم أداء موظفي خدمة العملاء وأداء المنظومة وكذلك تحليل سلوك العملاء، وتحليل نقاط القوة والضعف لتطوير المنظومة بالكامل.

7- خاصية الانتظار:

• وهي من الخاصيات الحديثة والتي تعرض رسائل صوتية مسجلة بالعروض أو الخدمات أثناء انتظار العميل وبعد إنتهاء فترة الانتظار يتم تحويل العميل للقسم المختص في الحال، وكذلك الرد الآلي على العملاء برسالة ترحيب صوتية أثناء توزيع المكالمات على الموظفين.

8- جدولة المكالمات:

• والتي تمكنك من تحديد مواعيد استقبال مكالمات العملاء وفقاً لساعات العمل وكذلك ساعات العطلات، مما يساعد موظفي خدمة العملاء على تنظيم المكالمات وتطوير وتحسين الأداء.

9- الربط مع نظام CRM:

• حيث تساعدك تلك الخاصية من ربط نظام كلاود كول سنتر بنظام إدارة خدمة العملاء، وذلك لتوفير أكبر قدر من المعلومات والبيانات، لضمان عملية اتصال أكثر سهولة ومرونة ولتحقيق نتيجة أفضل.

10- تكاليف أقل:

• لا وصلات ولا كابلات! فنظام كلاود كول سنتر من بيفاتيل يتيح لك تكنولوجيا متطورة بين يديك بأقل تكلفة، فلن تحتاج لأجهزة ضخمة وكثيرة! بل فقط تحتاج لأجهزتنا الذكية التي تنظم لك عملية الاتصال بأكملها على أعلى درجة من الجودة والأمان.

نحن لم ننتهي بعد! بل إن نظام كلاود سنتر من بيفاتيل يوفر لك جودة الاتصال مع العملاء وهو الأمر الذي يبحث عنه الكثير من العملاء، اتصال جيد، دائم، ومستمر مع الشركة، والأهم من ذلك كونه آمن، كما يسمح بالدمج الفعال لكل قنوات الاتصال المختلفة لشركتك، وذلك من خلال لوحة تحكم واحدة تدير كل وسائل التواصل من المكالمات والدردشة والبريد الإلكتروني ومحادثات وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات الموبايل وغيرها.

لمزيد من المعلومات عن نظام كلاود سنتر من بيفاتيل من هنا