5 نصائح للحصول على أفضل برنامج كول سنتر 2022 لشركتك

أفضل برنامج كول سنتر 2022 هو أحدث نظام كول سنتر احترافي يساعدك على تقديم خدمة عملاء ودعم فني أفضل للعملاء بمزايا وخيارات عديدة للمؤسسات والأنشطة التجارية.

تسعى كثير من المؤسسات والأنشطة التجارية إلى تطوير أداء فريق عمل المبيعات وخدمة العملاء والدعم الفني دون الاهتمام بتطوير أنظمة الكول سنتر وخدمة العملاء التي تعتبر أهم عنصر في مراكز الاتصال الحديثة.

تعمل بيفاتيل على تطوير ما تقدمه من حلول وخدمات مراكز الاتصال، لذلك توفر بيفاتيل أنظمة كول سنتر وخدمة عملاء احترافية متكاملة ومتعددة الخيارات والمزايا والأدوات حتى تساعد المؤسسات والأنشطة التجارية على التواصل مع العملاء بطريقة احترافية وأكثر فعالية.

في هذا المقال، يقدم خبراء مراكز الاتصال وخدمة العملاء في بيفاتيل عدة نصائح للمؤسسات والأنشطة التجارية لاختيار أفضل نظام كول سنتر بأقل التكاليف في المملكة.

أفضل برنامج كول سنتر 2022

نظام الكول سنتر من بيفاتيل هو أول نظام لمراكز الاتصال احترافي يعمل بشكل سحابي، ويمكنك من إجراء واستقبال أكبر عدد من المكالمات المتزامنة بمزايا وخيارات متعددة وبأقل التكاليف في السعودية.

حتى يمكنك اختيار أفضل نظام يساعدك على تطوير، نذكر لك أبرز 5 مزايا يجب أن تتوفر في برامج مراكز الاتصال الحديثة التي تساعدك على تطوير أداء خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات.

1. يعمل بشكل سحابي
2. مزايا عديدة للاتصال
3. شاشة المراقبة الحية
4. تقارير النظام
5. خاصية الاتصال التلقائي والرد الآلي

1- نظام كول سنتر سحابي

نظام الكول سنتر السحابي يمكنك من إجراء واستقبال أكبر عدد ممكن من مكالمات عملائك المتزامنة بشكل سحابي.

يتيح لك إمكانية تشغيل مركز الاتصال الخاص بك فقط بالاتصال بالإنترنت ومن أي مكان داخل وخارج المملكة وبخيارات عديدة لموظفيك للتواصل مع العملاء ومزايا عديدة لك لمتابعة سير العمل وتقييم وتطوير أداء الموظفين.

كون هذا النظام يعمل سحابيًا، فهذا يعني أنك ستوفر كثير من التكاليف اللازمة لتهيئة مركز اتصال يحتوي على أجهزة كول سنتر والعديد من السلوك والتركيبات المعقدة التي تحتاجها لتشغيل مركز الاتصال التقليدي.

ومن أبرز مزايا أفضل برنامج كول سنتر أنه يمكنك من تعيين موظفي خدمة عملاء يعملون عن بعد ومن أي مكان دون الحاجة لتواجدهم بمقر مركز الاتصال.

ومن ثم فلن تحتاج إلى توفير إنشاء مقر مركز اتصال ولا شراء مكاتب ولا أجهزة كمبيوتر وغيرها من المتطلبات اللازمة لتأسيس مركز اتصال لأنه سيكون معك مركز اتصال احترافي سحابي متكامل.

وأخيرًا يتيح لك هذا النظام إمكانية متابعة أداء موظفيك وسير عمل مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري في أي وقت ومن أي مكان، فلن يعيقك سفرك خارج البلاد أو تواجدك في المنزل أو أي مكان من أن تتابع سير عمل مؤسستك لحظة بلحظة وبالتقارير والإحصاءات.

2- مزايا عديدة للاتصال

نظام الكول سنتر السحابي الذي يساعدك على تطوير أداء خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات لا بد وان يتضمن على العديد من الخيارات والمزايا التي تمكنك من إجراء واستقبال المكالمات والتواصل مع عملائك بشكل أكثر احترافية وبأقل التكاليف في نفس الوقت.

نذكر أبرز مزايا الاتصال التي تساعدك على تقديم خدمة ودعم فني أفضل للعملاء في نقاط كما يلي:-

• تسجيل المكالمات واستخراج التسجيلات لآخر 30 يوم
• خاصية الانتظار
• خاصية تحويل المكالمات

3- تسجيل المكالمات واستخراج التسجيلات لآخر 30 يوم

أفضل نظام كول سنتر سحابي هو الذي يتيح لك إمكانية تفعيل خاصية تسجيل المكالمات الصادرة والواردة واستخراج تسجيلات مكالمات آخر 30 يوم في أي وقت.

ولأغراض التطوير والجودة، فإنه بإمكانك الاستماع إلى تسجيلات جميع المكالمات في أي وقت ومتابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري لتوجيه موظفي خدمة العملاء وتقييم وتطوير أدائهم.

4- خاصية الانتظار

يمكنك تفعيل خاصية الانتظار والاستفادة منها أثناء عند انشغال جميع موظفيك بالرد على العملاء.

وهذه الخاصية تتيح لك تشغيل موسيقى معينة أو تشغيل رسائل صوتية مسجلة تتضمن على عروض وخدمات ومواعيد داوم مؤسستك أو نشاطك التجاري.

5- خاصية تحويل المكالمات

يمكن لموظفيك الاستفادة من هذه الخاصية لتحويل مكالمات العملاء إلى  أحد أقسام مؤسستك أو نشاطك التجاري كالمبيعات أو التسويق أو الدعم الفني أو تحويل المكالمة إلى أحد الموظفين المختصين.

كما يمكن لموظفيك الاستفادة من خاصية تحويل المكالمات وذلك بتحويل المكالمة إلى خدمة البريد الصوتي، أو خاصية الرد الآلي وغيرها من الخيارات التس تساعد العملاء على الحصول على إجابات حول استفساراتهم وشكاواهم بخصول ما تقدمه مؤسستك من منتجات أو خدمات.

شاشة المراقبة الحية

شاشة المراقبة الحية هي أحد مزايا أفضل برنامج كول سنتر لما توفره من خيارات ومزايا عديدة لمراكز اتصال المؤسسات والأنشطة التجارية.

تتيح لك شاشة المراقبة الحية إمكانية الاطلاع على قوائم المكالمات الجارية وقوائم الانتظار، وتتيح لك أيضًا إمكانية الاستماع إلى أي مكالمة لتوجيه موظف خدمة العملاء أو تصحيح معلومة ودون أن يسمع المتصل.

تمكنك شاشة المراقبة الحية من الاطلاع على حالة كل موظف من موظفي خدمة العملاء أو المبيعات أو الدعم الفني، هل الموظف معه مكالمة في فترة راحة أم في اجتماع.

وبشكل عام، فإن شاشة المراقبة الحية تساعدك على متابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بك لحظة بلحظة ومن ثم تمكنك من الحصول على رؤية عامة حول أداء موظفيك وأقسام شركتك وتساعدك في تقييم وتطوير الأداء.

تقارير النظام

تقارير النظام من أبرز مزايا نظام الكول سنتر السحابي لأنها تساعد مديرى مراكز الاتصال وأصحاب الأعمال من الاطلاع على سير عمل خدمة العملاء والمبيعات والدعم الفني لديهم ومن ثم تحديد نقاط الضعف والقوة في أداء الموظفين ثم تقييم وتطوير الأداء بشكل عام.

يمكنك استخراج تقارير النظام في أي وقت وبشكل سحابي لتحصل على تفاصيل وإحصاءات متكاملة حول ما يلي:-

• عدد المكالمات التي أجراها واستقبلها كل موظف
• عدد المكالمات المفقودة لكل موظف
• مدة كل مكالمة
• عدد فترات الراحة التي أخذها كل موظف ومدتها

خاصية الاتصال الذاتي والرد التلقائي

أفضل برنامج كول سنتر سحابي هو الذي يتيح لك إمكانية تفعيل خاصية الاتصال التلقائي لإجراء أكبر عدد ممكن من المكالمات المتزامنة بشكل تلقائي.

حيت تتيح لك هذه الخاصية إدخال قائمة بأرقام جوالات جهات الاتصال الخاصة بك وتحديد مواعيد الاتصال، ليقوم النظام بالاتصال تلقائيًا بهذه الأرقام وتوزيع المكالمات على موظفي خدمة العملاء بشكل تلقائي ليقوموا بالرد عليها وكأنها مكالمات قادمة.

خاصية الرد الآلي هي أحد مزايا أنظمة الكول سنتر السحابية الحديثة، وهي الاستجابة الصوتية التفاعلية مع استفسارات وشكاوى العملاء وذلك من خلال العديد من الرسائل الصوتية المسجلة مسبقًا.

خاصية الرد الآلي تمكنك من تقديم خدمة ودعم فني للعملاء على مدار 24 ساعة / اليوم من خلال تشغيل رسائل صوتية تتضمن على خيارات عديدة يسمعها المتصل ويختار منها  ما يساعده في الحصول على إجابات واستفسارات بخصوص ما تقدمه من منتجات أو خدمات.

ويمكننا توضيح آلية عمل هذه الخاصية في نقاط كالتالي:-

• عندما يتصل المتصل يسمع رسائل صوتية تتضمن خيارات عديدة.
• للغة العربية، اضغط رقم (1)
• For English, press (2)
• عند الضغط على رقم (1) يسمع المتصل الخيارات التالية:-
• لإدارة التسويق، اضغط (1)
• لإدارة المبيعات، اضغط (2)
• للدعم الفني، اضغط (3)
• لخدمة البريد الصوتي، اضغط (4)
• للتحدث مع أحد ممثلي خدمة العملاء، اضغط (5)
• للإعادة، اضغط رمز (#)

إن عملية اختيار أفضل برنامج كول سنتر 2022 لمؤسستك أو نشاطك التجاري هي الخطوة الأولى نحو تطوير أداء موظفي المبيعات وخدمة العملاء والدعم الفني لما يوفره هذا البرنامج من مزايا وخيارات وأدوات تساعدك على تحقيق أهداف مؤسستك أو نشاطك التجاري وحتى زيادة المبيعات والأرباح.