10 مواصفات يجب توافرها في أي موظف كول سنتر ناجح

في الكثير من مراكز الاتصال نجد أن مستوى الخدمة يختلف! رغم أن مراكز الكول سنتر قد تضم نفس عدد الموظفين، ونفس الأجهزة والمعدات، ولكن في النهاية نجد أن الفرق ملحوظ بين مستوى الجودة، ونسبة رضا العملاء، ولكن ما هو السر خلف اختلاف تلك النسب؟

في الواقع إذا قمنا بالتحليل والتدقيق فسنجد أنه مهما قامت إحدى الشركات بتطوير أجهزتها ومعداتها، وتحديث أنظمتها فإنه لن يكون ذو فائدة إذا لم يكن الموظفين على مستوى جيد من الخبرة!، أجل إنه موظف خدمة العملاء أو الكول سنتر والذي يجب عليه أن يتمتع بمجموعة من الخصائص والمهارات الوظيفية التي تؤهله للقيام بمهامه على أكمل وجه.

في تلك المقالة سنعرض لك 10 من أهم المهارات والمواصفات التي يجب توافرها في أي موظف كول سنتر لنجاح أي شركة، وهي مجموعة من الخصائص أو المواصفات التي يجب توافرها جميعها أو عدداً منها لخلق تجربة أفضل للعميل، ومن أهم تلك المواصفات:

1. التواصل السليم
2. الصبر والهدوء
3. حل المشكلات
4. الذكاء وسرعة البديهة
5. اللباقة والتحضُر
6. العمل وسط فريق
7. التعلم من الأخطاء
8. العمل تحت الضغط
9. السرعة والمرونة
10. حب التعلم
    

أولاً مهارة التواصل السليم

فمن أهم المهارات التي يجب أن يملكها الموظف هي التواصل السليم والصحيح مع الغير، وليس الغير هنا يقصد بها العملاء فقط! بل مع باقي فريق العمل، ومع مدراءه وغيرهم سواء من الدرجات الوظيفية الأعلى أو الأدنى، فعلى كل موظف كول سنتر أن يكون على علم بالأساليب المختلفة في التعامل وطرق التحدث المختلفة، وكيفية إدارة الحوار بطريقة صحيحة، بل ويجب عليه أن يكون مُلماً لثقافة التحدث مع الغير حتى يكون قدراً على التحدث في المواقف المختلفة.

ثانياً مهارتي الصبر والهدوء

من أكبر المشاكل التي نراها في مراكز المكالمات هي تعرض أغلب الموظفين لمشاحنات بسبب تلقيهم لمكالمات العملاء الغاضبة، مما قد يضع أحد الموظفين في موقف صعب التحكم فيه مع عميل عدواني أو ما شابه ذلك، هنا يمكن أن نتخيل أكثر من سيناريو لما قد يحدث في المكالمة.

إذا اتصل عميل قد قابل إحدى المشكلات عدة مرات مما أثار غضبه، فقام بالاتصال بخدمة العملاء ليقوم بإجابته أحد ممثلي خدمة العملاء، وهنا انفجر العميل غضباً فكيف سيكون رد الموظف؟ 

• موظف 1 : قد لا يتمالك أعصابه مع العميل وقد يصل الأمر لمشاحنة كبيرة تؤدي لخسارة العميل.
• موظف 2 : قد يقوم بتهدئة أعصابه بسرعة، ثم القيام بالتحدث اللبق مع العميل وتهدئته والتقليل من حالة الغضب التي يعاني منها، وفي النهاية سيتمكن من حل مشكلته بسهولة.

وبالتالي فإن مهارة الصبر والهدوء والتي هي شرط أساسي ويجب توافرها لدى أي موظف عموماً، تساعده في حل المشكلات والتقليل من غضب العملاء والتخفيف عنهم، فمهما حدث من العميل لا يمكن للموظف أن يجعله يشعر بأنه غاضب، بل يجب عليه أن يحافظ على هدوئه وصبره طوال فترة المكالمة، بل وأن يقوم بتهدئة العميل كذلك.

ثالثاً مهارة حل المشكلات

من أهم المهارات التي يجب توافرها بموظفي خدمة العملاء، هي القدرة على حل المشكلات بسرعة وبسهولة، وعدم الإطالة في حلها، فحل المشكلات ليست مهارة شائعة، فهي تحتاج لذكاء وسرعة في التفكير وقدرة على استيعاب المشكلة بشكل سريع.

رابعاً مهارتي الذكاء وسرعة البديهة

وهما المهارتين اللتان سنجد لهما أثر كبير في الكثير من الأمور، مثل حل المشكلات فالأمر يتطلب ذكاء وسرعة بديهة ليتمكن الموظف من استيعاب سبب المشكلة بشكل سريع، والتفكير الذكي في إجابات واقعية وعملية يمكن تطبيقها على أرض الواقع، بالإضافة للتعلم فهو يحتاج لذكاء، خصوصاً أن ذلك المجال يتطلب التعلم المستمر والدوري، كما أن التعامل مع العملاء وفريق العمل يتطلب ذكاء اجتماعي.

خامساً مهارتي اللباقة والتحضُر

فقبل أن تتحدث مع العميل، عليك أن تعرف كيف تتحدث مع العميل، فلغة الكول سنتر ليست بالبسيطة أو الدارجة، بل تحتاج لدرجة من الثقافة واللباقة، ليشعر العميل بأن من يتحدث معه من نفس مستواه، يجب على الموظف انتقاء كلماته بدقة واختيار ما يناسب الموقف، فكل كلمة قد تعني أكثر من معنى لا يجب استخدامها، فلا مجال للتفكير والتفسير، بل يريد العميل لغة بسيطة ولبقة لتساعده على فهم سبب مشكلته والحلول التي يمكن اللجوء إليها.

سادساً مهارة العمل وسط فريق

من أهم المواصفات التي يجب أن يتمتع بها جميع موظفي الكول سنتر وهي مهارة العمل وسط فريق عمل، فالمكالمة لا تتم فقط من خلال شخص واحد والذي يستقبل المكالمات، بل تَمُر المكالمة على العديد من الأشخاص، وقد يحتاج الموظف لاستشارة من زميله أو من المدير المباشر لهم، وهنا يجب أن يكون الموظفون على قدر كافٍ من التعاون وحب المساعدة، ويجب أن يقوموا بالعمل على تعليم بعضهم البعض كل جديد، حتى يتم العمل بشكل جيد وبسلاسة.

سابعاً مهارة التعلم من الأخطاء

الجميع يخطأ وهذا أمراً وارداً ويحدث لجميع الموظفين، ولكن الأهم من الخطأ هو التعلم من الخطأ، عليك كموظف كول سنتر أن تتعلم من أخطائك، تعترف بها، تقوم بتقويم وتحسين تلك الأخطاء حتى لا تقع فيها مستقبلاً، مهما كان ذاك الخطأ تقني أو شخصي أو لغوي فيمكنك بسهولة تصحيحه، بل ويمكنك اكتساب خبرة من تجربة ذلك الخطأ، فنحن لا نخطأ إلا لنتعلم، وخصوصاً في ذلك المجال عليك أن تتابع أخطائك، تطلب الاستماع لمكالماتك لترى أين هي نقاط الضعف والقوة، وما هي مشاكلك وأخطائك لتصلحها.

ثامناً مهارة العمل تحت الضغط

هذه كانت واحدة من أهم المهارات التي دائماً ما يتحدث عنها رواد الأعمال في الوطن العربي والعالم أجمع، فوظيفة الكول سنتر من أصعب الوظائف خصوصاً من ناحية الضغط، سواء ضغط المكالمات، أو الضغط النفسي والعصبي، فهو منصب يتطلب منك الاجتهاد والتماسك، والسيطرة على الأعصاب، والأهم من ذلك كله هو الحفاظ على الهدوء.

تاسعاً مهارتي السرعة والمرونة

عليك أن تعلم إذا كنت ترغب في أن تكون موظف خدمة عملاء ناجح، فعليك أن تحافظ على سرعتك، وأن تكون مرناً سواء في حل المشكلات أو في التعامل في المواقف المختلفة، فكل مكالمة تساوي موقف، وكل موقف يساوي مشكلة أو استفسار عميل، وفي كل الأحوال فإن المكالمات لا تتشابه كثيراً، أي أنك قد تتفاجأ بمشكلة جديدة عليك تماماً، وهنا يظهر عامل السرعة في التفكير، والمرونة في التعامل وحل المشكلة.

عاشراً وأخيراً مهارة حب التعلم

إذا تحدثنا عن أي مجال عموماً فلا يوجد موظف كول سنتر ناجح إن لم يكن يحب أن يتعلم ويقوم بتطوير نفسه في مجال عمله والمجالات المقاربة أو المتداخلة مع مجاله، فمن أهم المهارات التي يتصف بها موظفي خدمة العملاء أو موظفي الكول سنتر هو حبهم للتعلم، فهم يومياً يتعلمون مهارات مختلفة، يعرفون معلومات جديدة، يتعلمون كيف يتعاملون مع الأنظمة الحديثة والمختلفة،  يطورون من ذكائهم الاجتماعي ولغة الحوار، كل ذلك ليتمكنوا من العمل بشكل أفضل وإتمام العمل بشكل ممتاز.