ما هو الكول سنتر او مركز الاتصال؟ وما هي مميزاته لنشاطك التجاري؟

من أكثر الأسئلة التي قد تراود معظم أصحاب الشركات، هو سؤال “ماهو الكول سنتر؟” حيث يذهب ذلك السؤال إلى عدة عناصر تحتاج للتفسير! فعند بناء أي شركة مهما كان نوع نشاطها التجاري، تحتاج إلى مكان لاستقبال مكالمات عملائها، ولتوجيه المكالمات إليهم كذلك، بالإضافة للأجهزة والمعدات المناسبة لذلك وبالجودة الكافية التي تسمح باستقبال المكالمات، ولا ننسى جزء الفريق الذي يمثل خدمة العملاء، والنظام الذي يجمع بين كل تلك العناصر ليخرج لنا في النهاية مركز مكالمات ناجح واحترافي.

ولتقوم ببناء مركز اتصالات احترافي عليك أن تقوم بعدة خطوات في البداية والتي على أساسها ستتمكن من تحديد ما العناصر التي يمكنك الاعتماد عليها، وما مستوى الخدمة التي ستقوم بتقديمها، ومن هنا ستساعدك بيفاتيل في المقالة التالية بالإجابة عن ماهو الكول سنتر وما هي مميزاته، لذلك لا تتوقفوا عن القراءة.

عناصر المقال

1. ماهو الكول سنتر ؟

2. ما هي خطوات إنشاء الكول سنتر الاحترافي؟

3. ما هي مواصفات مركز المكالمات الناجح؟

1. ماهو الكول سنتر ؟

إذا جئنا لسؤال ماهو الكول سنتر سنتوقف عند نقطة هامة، وهو ما الهدف من ذلك المركز؟، في الحقيقة إنه يهدف للكثير من الأمور أهمها هو كونه المكان الذي يُمكن الشركات من استقبال مكالمات عملائها من أي مكان في العالم، كما يهدف لتوجيه المكالمات وحملات التسويق عبر الهاتف بكل سهولة لقائمة من العملاء الذين تم استهدافهم من قبل، حيث أنه عبارة عن مكان مجهز ومُعد بالكامل على أعلى درجة من التكنولوجيا المتطورة، فيضُم الأنظمة الذكية والحديثة المُدعمة بقواعد البيانات المؤمنة، والتي تعمل على مجموعة من الأجهزة السلكية واللاسلكية التي تُسهل على موظفين خدمة العملاء الأداء بعملهم بكل سهولة ويُسر.

“ماهو الكول سنتر” بل ما الشركات التي قد تحتاجه حقاً؟، إن مركز الاتصال هو من أكثر الأقسام ضرورة في أي شركة، بل هو عنصر أساسي وحتمي لنجاح المؤسسات، خصوصاً أن عمل معظم الشركات ونجاحها يعتمد بشكل كبير على رضا العملاء، ومن هنا برزت الحاجة لضرورة وجود ذاك المركز في أي شركة ناشئة كانت أو عالمية ومعروفة، فعندما تهتم إحدى الشركات بعملائها يجعلها ذلك الأمر تكسب ثقة العملاء، بل وتفوز بقاعدة جماهيرية كبيرة تصبح داعمة ليها وسبباً في تطورها ونجاح علامتها التجارية وتفوقها على منافسيها كذلك.

وبعد أن فهمت عزيزي القارئ ماهو الكول سنتر، لعلك ترغب في معرفة المزيد حول كيفية إنشائه أليس كذلك؟ في الفقرة التالية سنوضح لك كل ما ترغب في معرفته حول كيفية بناء مركز مكالمات ناجح واحترافي.

2. ما هي خطوات إنشاء الكول سنتر الاحترافي؟

عند ذكر ماهو الكول سنتر علينا ذكر خطوات بنائه على الفور، وسنذكر لكم أهم تلك الخطوات التي ستسهل عليك بناء مركز احترافي وذكي لكسب المزيد من العملاء والأرباح، وهي كالتالي:

أ) تحديد هدف مركز الاتصال
ب) تحديد الميزانية والتكلفة
جـ) تحديد مستوى التكنولوجيا
د) تحديد الموارد البشرية
هـ) تحديد مكان المركز

 أ) تحديد هدف مركز الاتصال

قبل أن تبدأ في بناء المركز عليك أن تحدد ما الهدف من بنائه أو الغرض منه، هل تهدف لكسب ثقة عملائك الحاليين، أم ترغب في كسب عملاء جُدد، هل ترغب في تحسين مستوى العمل، أم هل ترغب في زيادة مبيعاتك، وأيضاً إذا كان الهدف والغرض منه هو إنشاء وإدارة حملات تسويقية عبر الهاتف أو عبر الرسائل القصيرة أو غيره، لأن على أساسها ستقوم بتحديد ما الأنظمة التي ستحتاجها، بالإضافة لحجم الموارد البشرية وعدد الأجهزة.

ب) تحديد الميزانية والتكلفة

بعد أن تقوم بتحديد الهدف والغرض التي ستبني لأجله المركز الخاص بشركتك، ستبدأ في تحديد ميزانيتك المتاحة والإمكانيات التي تحتاجها وفقاً للهدف الذي تسعى إليه، فإذا كان هدفك هو متابعة عملائك الحاليين، فستكون التكلفة قليلة نسبياً مقارنة بهدف الحملات التسويقية! وعند الانتهاء من تحديد التكلفة والميزانية ستبدأ في عمل خطة تناسب ميزانيتك وإمكانياتك.

جـ) تحديد مستوى التكنولوجيا

إن تحديد التكنولوجيا والأنظمة المستخدمة من أهم الخطوات التي ستساعد أصحاب الشركات في أعمالهم، فإذا اعتبرنا أن الهدف من بنائك لذلك المركز هو استقبال المكالمات فقط! حينها لن تحتاج لتكنولوجيا متطورة أو أنظمة قوية! ولكن إذا كان الغرض هو إدارة حملات تسويقية واستهداف عملائك في جميع أنحاء العالم، فإننا حقاً نتحدث عن الحاجة لأنظمة قوية ومؤمنة، بالإضافة لتكنولوجيا ذكية تساعدك على إتمام مهامك وأهدافك بكل سهولة.

د) تحديد الموارد البشرية

هنا تأتي تلك الخطوة وهي من أهم المراحل التي تساعدنا على بناء المركز بكل سهولة، فمن خلال تحديد الهدف من المركز ستتمكن من تحديد حجم الموارد البشرية، وقدراتهم وخبراتهم الضرورية، ثم تدريبهم على العمل بالأساليب الحديثة وحسب خطة العمل التي تم تحديدها سابقاً.

هـ) تحديد مكان المركز

وهي آخر خطوة في بناء المركز الخاص بشركتك، حيث يجب أن يكون المكان مجهز ومعد بالكامل ليحمل كل الأنظمة وفريق العمل، كما يجب أن يكون في منطقة استراتيجية بحيث لا يكون صعب الوصول له بالنسبة لعملائك أو حتى موظفيك.

3. ما هي مواصفات مركز المكالمات الناجح؟

ليكون مركز الاتصالات الخاص بشركتك ناجح واحترافي عليه أن يتمتع بعدة مواصفات، سنذكرها لكم أهمها في نقاط:

أ) أنظمة مؤمنة

ب) أجهزة حديثة

جـ) فريق خبير

د) مكان مناسب

أ) أنظمة مؤمنة

فمن أهم مواصفات المركز الاحترافي هو احتوائه على أنظمة ذكية ومتطورة، بالإضافة لكونها ذات قواعد بيانات مؤمنة للغاية، لتحافظ على خصوصية أسرار الشركة وبيانات العملاء، فلا يمكن لأحد اختراقها أو تسريب أية معلومات قد تضر بمصلحة الأشخاص.

ب) أجهزة حديثة

فعليك أن تزود المركز بعدد من الأجهزة الحديثة والمعدات التقنية المتطورة، التي تساعد موظفيك على القيام بأعمالهم، وتختلف تلك الأجهزة من أجهزة سلكية ولاسلكية، وسماعات اتصال وسريفرات وهواتف وغيرها.

جـ) فريق خبير

من أهم المواصفات التي يجب أن يتمتع بها مركز الاتصال بشركتك هو الفريق الخبير، فهو العنصر الأساسي والهام لبناء أي مركز مكالمات، فيجب أن يكون الفريق مدرب على أعلى درجة من الخبرة للتعامل في المواقف المختلفة، وليتمكن ممثلي خدمة العملاء من حل مشاكل العملاء، تحقيق رغباتهم وتنفيذ طلباتهم في أسرع وقت وبدون أية عوائق.

د) مكان مناسب

فإذا كنت تفكر في بناء مركز اتصالات شركتك، فعليك أن تهتم بالمقر الخاص به! فالأمر الحاسم هو المكان الذي سيقوم بجمع كافة عناصر المركز، والذي يجب أن يكون مبيناً وممهداً ليتناسب مع كل عنصر من العناصر السابقة التي تم ذكرها، فيجب أن يكون مجهزاً ببنية تحتية متطورة، ليحمل الأنظمة والسيرفرات الخاصة بالمركز، بالإضافة لأن يكون المكان متسعاً للفريق والأجهزة في وقت واحد، بدون وجود ازدحام أو ضغط، ولكي يتمكن كافة الموظفين بالعمل بكل راحة.

لذا عزيزي القارئ، إذا كنت تتسائل ماهو الكول سنتر، وتريد معرفة المزيد حول ذلك النظام الذكي، فلا تتردد في الاتصال بنا وسنعطيك استشارة مجانية على الفور.