الفرق بين خدمة الفاكس الإلكتروني والفاكس التقليدي

منذ فترة طويلة احتاجت الكثير من الشركات وسيلة تمكنها من إرسال الفاكسات بسهولة وبسرعة وبدون عوائق أو تكاليف! ولكن كان الأمر يقتصر على استخدام الفاكس العادي والوسائل التقليدية، والتي تكلف الشركات الكثير من التكاليف وتعيقهم عن تحقيق أفضل تواصل.

ولهذا ظهرت خدمة الفاكس الإلكتروني في بداية القرن الحادي والعشرون، وهي من أحدث الوسائل الاتصالية التي تخدم قطاع كبير من المؤسسات والأنشطة التجارية المختلفة، بل هي تعد حل مثالي وضروري للمؤسسات الحكومية والمنظمات الربحية وغير الربحية والبنوك وغيرها من الشركات التي تحتاج لتواصل سريع وغير مكلف وآمن تماماً.

ومن أكثر الأسئلة التي تتوارد حول خدمة الفاكس الذكي تدور حول ماهيته وكيفية عمله، بل وما الفروق التي تميزه عن الفاكس التقليدي! ولذلك في المقال التالي ستساعدك بيفاتيل بالإجابة على كافة التساؤلات التي تدور في ذهنك حول خدمة الفاكس عبر الإنترنت!

عناصر المقال:

1. ما هي خدمة الفاكس الإلكتروني؟
2. ما الفرق بين خدمة الفاكس الإلكتروني والفاكس التقليدي؟
3. كيف تعمل خدمة الفاكس الإلكتروني؟
4. هل خدمة الفاكس الأونلاين آمنة؟
5. مميزات خدمة الفاكس عبر الإنترنت؟

1- ما هي خدمة الفاكس الإلكتروني؟

يمكننا تبسيط فكرة خدمة الفاكس الأونلاين بأنه برنامج يمكنك من ربط الفاكس الخاص بك بالبريد الإلكتروني، فتتمكن بذلك من إرسال الفاكسات بسهولة لأي مكان بالعالم، واستقبالها على البريد الإلكتروني المحدد، فلن تحتاج إلى أية أجهزة أو أسلاك، بل الأمر أبسط من ذلك بكثير! فيمكنك الاستفادة من الفاكس بواسطة الخط الأرضي الخاص بك أو بالإنترنت، وهي من الوسائل التي تحافظ على سرية المعلومات وسرعة التواصل، كما أنها تعد وسيلة مميزة لتقليل التكاليف.

فإذا كنت تملك شركة وتعاني من مشاكل في التواصل أو صعوبات في إرسال الفاكسات، فهي ستساعدك في التغلب على عيوب الفاكس التقليدي والتي سنذكرها في الفقرة التالية.

2- ما الفرق بين خدمة الفاكس الإلكتروني والفاكس التقليدي

هناك العديد من الفروق الواضحة التي نلاحظها عند تجربة كِلا النوعين، وسنذكر لكم أهم الفروق التي تميز خدمة الفاكس أونلاين عن الفاكس القديم في النقاط الآتية:

أ) السرعة: فمن أكثر المشاكل التي قد نجدها في الفاكس التقليدي هي بُطْءُ الاتصال وإرسال الفاكسات، حيث يستغرق وقتاً طويلاً في إرساله وكذلك في استقباله من الجهة الأخرى، عكس خدمة الفاكس الإلكتروني والتي تتميز بالسرعة الفائقة في إرسال الفاكسات عبر الإنترنت لأي مكان في العالم، وفي أي وقت كذلك.

ب) السهولة: فلعل تلك النقطة من أكثر الفروق التي دفعت معظم الشركات للتخلي عن تلك الوسيلة التقليدية وتحويل كافة فروعها لاستخدام نظام الفاكس عبر الإنترنت، فالسهولة في الاستخدام وكذلك سهولة إرسال واستقبال الفاكسات.

جـ) التكلفة:  فنجد أن الوسائل التقليدية القديمة لإرسال الفاكسات لطالما كانت تكلفتها كبيرة، بل وتكاليفها لا تنتهي، فنجد أن الفاكس القديم قد يعطل أحياناً فيتطلب من الشركة إصلاحه سريعاً حتى تتمكن من إرسال واستقبال الفاكسات الهامة، وذلك إلى جانب التكاليف الأخرى التي يتطلبها وجود فاكس في أي شركة، ولكن إذا نظرنا إلى برنامج الفاكس الأونلاين فإننا نجد وسيلة غير مكلفة بتاتاً، فهو يعتمد على شبكة الإنترنت أو الخط الأرضي، لا يعطل مثلما يعطل ذلك القديم، ولا يكلفك ديناراً واحداً فوق سعره، وهو الأمر الذي يجعل الشركات تتهافت على شراءه.

د) الكمية: لعل من أهم الأسباب التي جعلت من برنامج الفاكس عبر الإنترنت يتفوق بجدارة على الفاكس العادي هي قدرته على إرسال عدد ضخم من الفاكسات لأكثر من حساب في نفس الوقت وبسرعة كبيرة! وإذا قمنا بمقارنة تلك الكمية بعدد الفاكسات التي يرسلها الفاكس التقليدي سنجد أنها لا تُذكر إطلاقاً بعكس خدمة الفاكس الإلكتروني.

هـ) الأمان: نأتي هنا للفرق الحاسم بين الفاكس الحديث والتقليدي، فأمن المعلومات وعامل السرية والخصوصية أصبح ضرورياً في عصر تكثر فيه المنافسة والحروب بين الشركات، لذا نجد أن عنصر السرية في الفاكس العادي مَمْحِيّ تماماً! ولكن عنصر السرية أساسي وموجود في خدمة الفاكس الإلكتروني الحديثة.

3- كيف تعمل خدمة الفاكس الإلكتروني؟

هي عملية بسيطة وذات خطوات سهلة، حيث يتم ربط نظام الفاكس بالبريد الإلكتروني سحابياً، فيعتمد عمله على الخط الأرضي الخاص بشركتك أو بالإنترنت، أي أنه يمكنك إرسال واستقبال كافة الفاكسات من خلال بريدك الإلكتروني المربوط بنظام الفاكس.

كما يمكنك إرسال الفاكسات الهامة بطريقة سهلة للغاية، فقط اكتب رسالة البريد الإلكتروني، ثم ارفق المستندات أو الملفات التي ترغب في إرسالها إن وجدت، ومن ثم تضغط إرسال، لتصل الرسائل لأي شخص في أي مكان بالعالم!

4- هل خدمة الفاكس الأونلاين آمنة؟

ذلك يعد واحداً من أكثر الأسئلة التي نقابلها أثناء الحديث عن خدمة الفاكس الإلكتروني، فعنصر الأمان كما ذكرنا سابقاً ضروري لشتى أنواع الشركات والمؤسسات المختلفة، فبعض الفاكسات تكون في غاية الأهمية وتُرسل إلى المدراء أحياناً فتحتاج إلى وصول مباشر للشخص المحدد، فالفاكس القديم قد يسبب وقوع الأوراق والفاكسات الهامة والسرية في أيدي الأشخاص الخطأ، بينما نجد أن خدمة الفاكس سرية وآمنة تماماً في توصيل الفاكسات، فتُمكنك تلك الخدمة من إرسال الفاكس لشخص محدد، بل وتحافظ على سرية وصول الفاكسات بين المُرسل والمتلقي فقط، مما يساعد على تحقيق عنصر الخصوصية والأمان لأنظمة ومعلومات الشركات.

5- مميزات خدمة الفاكس عبر الإنترنت؟

لعلك الآن ترغب بشدة إلى معرفة ما مميزات ذلك البرنامج الجديد وكيف سيعود على شركتك بالفائدة! وسنوضح مميزات الفاكس الإلكتروني في النقاط التالية:

• أرشفة دائمة
• سهولة الاستخدام
• الخصوصية والأمان
• توفير التكاليف
• التسويق بالفاكس
• عدد فاكسات أكبر
• جدولة الفاكسات
• تقارير الفاكسات

أ) أرشفة دائمة

حيث توفر لك خدمة الفاكس الذكي ميزة الأرشفة الدائمة للفاكسات التي تم إرسالها أو حتى استقبالها. كما أن تلك الأرشفة تكون آمنة تماماً لحفظ كافة الفاكسات الصادرة والواردة للرجوع إليها في أي وقتٍ تشاء.

ب) سهولة الاستخدام:

فنجد أن نظام الفاكس الأونلاين من بيفاتيل يساعدك على إرسال كل ما تريد بخطوات سهلة وبسيطة. بدون أي مجهود أو تعب، فقط أكتب رسالتك الآن. أرفق ما ترغب في إرساله معها، ثم أرسل!

جـ) الخصوصية والأمان:

فمن أهم مزايا خدمة الفاكس الذكي من بيفاتيل هي السرية والخصوصية في إرسال واستقبال الفاكسات. حيث توفر لك بيفاتيل نظام قوي ومؤمن بالكامل للحفاظ على أمان البيانات.

د) توفير التكاليف:

حيث يتميز نظام الفاكس الأونلاين بقلة تكاليفه، فلن يحتاج لتكلفة صيانة أو أوراق أو غيره. بل فقط سعر الخدمة المقدمة من بيفاتيل بخصومات وأسعار تنافسية.

هـ) التسويق بالفاكس:

حيث يمكنك من إنشاء حملات تسويق إلكتروني بالفاكس بأقل التكاليف وأفضل تواصل. يمكنك تحديد جهات الاتصال التي ترغب إرسال الفاكسات إليها مهما كان عدد هؤلاء العملاء. ثم تحديد نص البريد الإلكتروني وإرفاق كافة المستندات ثم إرسالها بكل سهولة.

و) عدد فاكسات أكبر:

لا يوجد حدود الآن لعدد الفاكسات التي ترغب في إرسالها. حيث يساعدك برنامج الفاكس الأونلاين من إرسال واستقبال أكبر عدد من الفاكسات من أي مكان في العالم وفي أي وقت.

ز) جدولة الفاكسات:

فمن أهم مميزات خدمة الفاكس عبر الإنترنت من بيفاتيل هي إمكانية جدولة الفاكسات وإرسالها تلقائياً في مواعيد معينة يتم تحديدها مسبقاً.

ح) تقارير الفاكسات:

حيث تزودك خدمة الفاكس الإلكتروني من بيفاتيل بخاصية استخراج التقارير والتحليلات حول الفاكسات الصادرة والواردة. وكذلك نتائج حملات التسويق الإلكتروني بالفاكس وهي من الخصائص الهامة التي تحتاجها الشركات لرصد أداء حملاتها ونتائجها.