تعرف على بيفاتيل بوت لمضاعفة كفاءة خدمة العملاء

كيفية استخدام تقنيات بيفاتيل بوت لمضاعفة كفاءة خدمة العملاء بالرد الآلي

خدمة العملاء بالرد الآلي هي أحد أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي التي أصبحت أساس يقوم عليه نجاح الأعمال وسبب رئيسي في تطوير المبيعات والأرباح.

نظام بيفاتيل بيزنس شات هو أحد أشهر وأهم أنظمة مراسلات الأعمال التي التي تعتمد على تقنيات الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة وبالتالي تتضمن كثير من الأدوات والمزايا والخيارات التي تساعد المؤسسات والأنشطة على أتمتة عمليات خدمة العملاء والدعم الفني ومن ثم تطوير المبيعات والأرباح.

خلال الفقرات التالية، سنتعرف بالتفصيل على خدمة العملاء الآلية التي تتيحها منصة بيفاتيل بوت وكيفية الاستفادة منها لتطوير خدمة العملاء.

ما هي خدمة العملاء بالرد الآلي ؟

خدمة العملاء الآلية هي استخدام التكنولوجيا لتبسيط وتسريع عمليات خدمة العملاء لتعمل بشكل تلقائي. 

يمكن أن تتضمن هذه العمليات الإجابة على الأسئلة الشائعة، والاستجابة للطلبات، وحل المشكلات، وتؤدي أتمتة هذه المهام إلى تحسين تجربة العملاء، وخفض التكاليف، وزيادة الإنتاجية.

نذكر أبرز مزايا خدمة العملاء الآلية في نقاط كما يلي:-

• تحسين تجربة العملاء: يمكن أن تساعد منصة بيفاتيل بوت في تحسين تجربة العملاء من خلال توفير دعم أسرع وأكثر دقة. 

• يمكن لروبوتات الدردشة على سبيل المثال، الإجابة على الأسئلة الشائعة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ويمكن لأنظمة أتمتة سير العمل الاستجابة للطلبات تلقائيًا.

• خفض التكاليف: يمكن أن يساعد بيفاتيل بوت في خفض التكاليف من خلال تقليل عدد موظفي خدمة العملاء. 
• زيادة الإنتاجية: يمكن أن تساعد خدمة العملاء بالرد الآلي في زيادة الإنتاجية من خلال تحرير موظفي خدمة العملاء للقيام بمهام أكثر تعقيدًا. 

خدمة العملاء بالرد الآلي لإنجاز المهام

تمثل إدارة كميات كبيرة من الاستفسارات تحديًا كبيرًا لفرق الدعم.

 يمكن أن تؤدي المهام اليدوية المتكررة مثل الرد على الاستفسارات البسيطة وإجراء إدخال بيانات الاتصال ونقل المحادثات إلى القسم أو الموظف المناسب إلى عبء عمل كبير على الموظفين.

نتيجة لذلك، قد يجد موظفوا خدمة العملاء صعوبة في تقديم دعم عالي الجودة والاستجابات السريعة للمشكلات الطارئة.

قد يعاني العملاء أيضًا من الإحباط وعدم الرضا عندما لا يتم تلبية توقعاتهم وتظل مشاكلهم دون حل لفترات طويلة.

تتمثل إحدى طرق حل هذه التحديات في أتمتة المهام اليدوية، يمكن أن تؤدي أتمتة هذه المهام إلى توفير مساحة وقت كافية للموظفين للتركيز على المشكلات المهمة وتحسين تجربة العملاء بشكل عام.

على سبيل المثال، يمكن للشركات استخدام روبوتات الدردشة للإجابة على الأسئلة الشائعة وجمع معلومات العملاء. 

يمكنهم أيضًا استخدام أتمتة سير العمل لتوجيه العملاء من خلال مسار محدد مسبقًا من الوقت الذي يرسلون فيه الرسالة الأولى حتى يتم توصيلهم بموظف.

من خلال أتمتة المهام اليدوية، يمكن لفرق الدعم الفني تحسين الكفاءة وتحسين تجربة العملاء، وهذا يساعد في زيادة رضا العملاء والاحتفاظ بهم، وتوفير المال للشركات.

خدمة العملاء بالرد الآلي لتبسيط العمليات

تم تصميم نظام بيفاتيل بوت لتوفير مجموعة متنوعة من الأدوات التي تهدف إلى تسهيل عملية الدعم التلقائي. 

نذكر بعض من أبرز آليات تبسيط عمليات خدمة العملاء في نقاط كما يلي:-

• إرسال رسائل تحية وإنهاء للمحادثة
• الرد التلقائي على استفسارات العملاء المتكررة 
• إرسال استبيانات قبلية لجمع معلومات العملاء
• تعيين المحادثات تلقائيًا إلى الفريق / الموظف المختص
• إرسال استطلاعات CSAT أو رضا العملاء
• متابعة وتقييم أداء الموظفين

إرسال رسائل تحية وإنهاء للمحادثة

يتوقع العملاء عادة الحصول على ردود سريعة من الشركات. 

ومع ذلك، من الصعب تحقيق ذلك، خصوصاً إذا لم تكن عملك يعمل على مدار الساعة. 

لهذا السبب، من المهم إدارة توقعاتهم عند الاتصال بك خارج ساعات العمل.

يتيح نظام بيفاتيل بيزنس شات للشركات والمؤسسات إمكانية إرسال رسائل ترحيب وإنهاء للمحادثة للعملاء في حالات مشابهة. 

يمكنك استخدام هذه الرسائل لإبلاغ العملاء بالوقت المتوقع للرد، وإخبارهم بمواعيد العمل.

الرد التلقائي على استفسارات العملاء المتكررة 

إعداد قائمة أسئلة شائعة وتنفيذها تلقائيًا واحدة من الطرق الفعّالة لتبسيط دعم العملاء وتقديم حلول سريعة.

 يمكن للشركات جمع وتنظيم الإجابات على الأسئلة الشائعة وتطبيقها في سيناريوهات الشات بوت باستخدام تقنيات خدمة العملاء بالرد الآلي بنظام بيفاتيل بيزنس شات.

من خلال ذلك، يستطيع العملاء الوصول بسهولة إلى المعلومات والعثور على إجابات لاستفساراتهم دون الحاجة إلى تدخل الموظف.

 إذا لم يتمكن العملاء من إيجاد الحل المطلوب، يمكن تقديم خيار طرح أسئلة مفتوحة أو تقديم خدمة تصعيد الأمر إلى الموظف.

إرسال استبيانات قبلية لجمع معلومات العملاء

جمع المعلومات عن العملاء أمر حيوي لتوفير الدعم المؤثر لهم، حيث يتيح للموظفين الدخول إلى تفاصيل مهمة حول خلفية العملاء.

يمكنك، باستخدام منصة بيفاتيل بوت وتقنيات خدمة العملاء بالرد الآلي إرسال استطلاعات قبل الدردشة، بهدف جمع معلومات اتصال قيمة وكسب فهم أكثر تحديداً لمشكلة معينة.

يمكن أن يتم تصميم هذه الاستطلاعات لاستخلاص المعلومات الأساسية مثل الاسم، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، أو أي معلومات أخرى ذات صلة.

بفضل وجود جميع المعلومات الأساسية بسهولة، يمكن للموظفين تحديد احتياجات وتفضيلات كل عميل بدقة والتعامل معها بدقة.

من خلال ذلك، يمكنهم بسهولة تقديم حلول مخصصة وحل المشاكل بشكل فعال وتأمين دعم استثنائي.

تعيين المحادثات تلقائيًا إلى الفريق / الموظف المختص

لكي تضمن حصول العملاء على المساعدة التي يحتاجونها، يجب عليك أن نجعلهم يتواصلون بسهولة مع الموظف المسئول عن حل مشكلاتهم. 

يمكنك تحقيق هذا الهدف عن طريق استخدام التشغيل الآلي لتوجيه العملاء في نظام بيفاتيل بيزنس شات وتعيينهم للفريق أو الموظف المناسب. 

يمكنك تعديل إعدادات التوجيه الخاصة بك حسب احتياجاتك الخاصة، مثل تفضيلات اللغة ونوع التوجيه الذي يعتمد على فترات العمل، وغيرها من الأمور.

بالإضافة إلى ذلك، يُمكنكَ ضبطَ المحادثات تلقائيًا استنادًا إلى منطق مهمتك الخاصة، مثل توزيع المحادثات بين الموظفين أو التوزيع المتساوي للمحادثات بين موظفي فريق الدعم، أو احتساب موظفين مخصصين للعملاء ذوي الأهمية العالية.

باستخدام خدمة العملاء بالرد الآلي في نظام بيفاتيل، يمكن للشركات ضمان توجيه استفسارات العملاء بفعالية، مما يلغي الحاجة لتعيين المديرين يدويًا ويضمن عدم اختيار الموظفين للمحادثات بدون إشراف مناسب.

إرسال استطلاعات CSAT أو رضا العملاء

يُعتبر رضا العملاء عاملًا حاسمًا في تقدير نجاح وجودة الدعم المقدم لعملاء شركتك. 

ومع نظام بيفاتيل بيزنس شات،  يُمكنك إنشاء وإرسال استبيانات رضا العملاء (CSAT) بكل سهولة ويُسر.

بعد إتمام المحادثة مع العميل، يمكنك تفعيل هذه الاستطلاعات بشكل آلي، أو يمكن البدء فيها بشكل يدوي عن طريق زر التشغيل المختصر.

للحفاظ على إجابات الاستطلاع، يمكنك استخدام إضافة Google Sheets Row Step لتخزين البيانات في أوراق Google الخاصة بك، أو تستطيع استخدام خطوة طلب HTTP لحفظ إجابات الاستطلاع على نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو قاعدة البيانات الخاص بك.

متابعة وتقييم أداء الموظفين

تقارير نظام بيفاتيل بيزنس شات تسمح للشركات والأنشطة التجارية برصد أداء موظفي خدمة العملاء أو المبيعات باستخدام تحليلات متقدمة وإحصائيات تفصيلية. 

يمكن للشركات الاستفادة من هذه التقارير في تتبع أوقات الاستجابة وعدد المحادثات والمؤشرات الرئيسية الأخرى للأداء.

يسمح نظام بيفاتيل بوت للمديرين بالحصول على تقارير شاملة وتفصيلية واستخدام الفلاتر للحصول على رؤى دقيقة حول أداء الفرق والمستخدمين.

باستخدام وحدة التقارير، يمكن للمديرين تقييم أداء الموظفين وتحديد نقاط القوة والضعف، ومن ثم استخدام النتائج التي توصلوا إليها لتحسين أداء الفريق وتطوير العمليات التجارية.

هل أنت مستعد لتطوير عملك ومضاعفك المبيعات والأرباح؟ تقنيات خدمة العملاء بالرد الآلي التي يوفرها نظام بيفاتيل بيزنس شات ستساعدك على تطوير عمليات خدمة العملاء والدعم الفني وحتى زيادة الأرباح باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي وبمزايا بلا حدود في نظام واحد لكل وسائل التواصل الاجتماعي.