الفرق بين خدمة العملاء وتجربة العملاء وكيفية تطويرها

الفرق بين خدمة العملاء وتجربة العملاء من أهم المواضيع التي يبحث عنها مديري مراكز الاتصال الحديثة وموظفي خدمة العملاء والدعم الفني والقائمين على تشغيل مراكز الاتصال.

وذلك لما لهذه العناصر من أهمية كبيرة في تحقيق أهداف المؤسسة أو النشاط التجاري ومساعدة إدارات المبيعات والتسويق والدعم الفني على تحقيق أهدافها وكسب رضا العملاء وحتى زيادة المبيعات والأرباح.

وهناك كثير من المعايير والاعتبارات التي نفرق على أساسها بين كل من خدمة العملاء وتجربة العملاء، وجميعها تكمن في آلية التفاعل مع العملاء وتوقيت ذلك قبل الشراء أم بعد أم في الحالتين.

من خلال هذا المقال، سنتعرف بالتفصيل على الفرق ين كل من تجربة العملاء وخدمة العملاء وأهمية ودور كل منها في كسب رضا العملاء وتحسين أداء المؤسسات وحتى زيادة المبيعات والأرباح لأي مؤسسة.

ما هي خدمة العملاء؟

هي مجموعة من العمليات التي تتضمن تقديم خدمة ونصيحة للعملاء فيما يتعلق بما تقدمه مؤسستك أو نشاطك التجاري من منتجات او خدمات.

يقوم بتقديم خدمة العملاء مجموعة من الموظفين الذين يجيدون كافة مهارات التواصل مع العملاء وحل مشاكلهم وتقديم الإجابات الكافية لجميع الاستفسارات التي يسأل عنها العملاء ومساعدة العميل بشكل عام.

خدمة العملاء هي عبارة عن تمثيل لدور المؤسسة أو النشاط التجاري في التعامل مع العملاء من خلال موظفين يستقبلون مكالمات العملاء أو يستقبلون محادثاتهم عبر الواتساب أو وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة، ليقوم موظفوا خدمة العملاء الرد على العملاء ومساعدتهم على حل مشاكلهم من خلال رسائل نصية مكتوبة أو التحدث مباشرة معهم عبر الجوال ومن خلال نظام الكول سنتر.

وتتطلب خدمة العملاء من الموظفين أن يكونوا على دراية تامة بما تقدمه مؤسستك أو نشاطك التجاري من منتجات أو خدمات كما تتطلب منهم إتقان مهارات التواصل والاستماع والسرعة والدقة في إيصال المعلومات إلى العملاء بطريقة احترافية ومبسطة.

ما هي تجربة العملاء؟

هي رحلة أعمق وأوسع وأشمل بكثير من خدمة العملاء، تتضمن رحلة العملاء بشكل عام طوال تعاملهم مع مؤسستك أو نشاطك التجاري وتشمل كافة التفاعلات والتعاملات التي يقوم بها العملاء مع ما تقدمه من منتجات أو خدمات.

كما تشمل تجربة المستخدم على كيفية استخدام العملاء لما تقدمه من منتجات وما توفرها لهم هذه المنتجات من مزايا وتسهيلات وخيارات تساعد العملاء على الاستفادة وتحقيق أهدافهم من استخدام المنتج أو الخدمة.

تجربة العملاء تشمل كافة الأمور والتفاعلات التي يتعرض لها العميل عند استخدامه للمنتجات والخدمات  بدءًا دخوله مقر شركتك أو نشاطك التجاري وتواصله مع إدارة علاقات العملاء وطلبه شراء منتج أو خدمة معينة وحتى إتمام الشراء وتفاعله مع المنتج واستخدامه له بالإضافة لخدمات ما بعد البيع والدعم الفني والتقنيات والمزايا الموجودة بالمنتج والخدمة وكل ما يتعلق بهما.

الفرق بين خدمة العملاء وتجربة العملاء

هناك عدد من العناصر يمكن أن نفرق بيها بين كل من خدمة العملاء وتجربة العملاء، ومنها أن تجربة العملاء تشمل كافة مراحل رحلة العميل منذ شراءه المنتج أو اشتراكه في الخدمة إلى مرحلة ما بعد البيع بينما تشمل خدمة العملاء تفاعلات العملاء مع المنتجات والخدمات فقط.

ومن أمثلة خدمة العملاء: الاستفسار عن أسئلة معينة أو طلب حلول لمشاكل ما تتعلق بالمنتجات والخدمات.

ومن أمثلة تجربة العملاء: دخول العملاء عبر موقعك الإلكتروني وتسجيلهم فيه بسهولة وسهولة استخدام المنتجات والخدمات، إلخ

خدمة العملاء تعتبر أحد أهم أجزاء تجربة العملاء التي تعبر عن رحلة العميل الشاملة مع مؤسستك أو نشاطك التجاري وما تقدمه من منتجات أو خدمات.

خدمة العملاء تشمل :-

1. الاتصال عبر الجوال
2. رسائل البريد الإلكتروني
3. الرسائل النصية
4. محادثات الويب المباشرة
5. المحادثات التلقائية

خدمة العملاء جزء أساسي لا ينفصل عن تجربة المستخدم التي تعتبر المعنى الأشمل لكسب رضا العملاء.
ويمكننا ان نوضح بعض الفروق الأخرى بين تجربة المستخدم وخدمة العملاء من خلال مستوى التحكم:-

مستوى التحكم على إدارة علاقات العملاء يكون شامل وعالي. ويكاد يكون هناك تحكم كامل في الخدمة التي تقدمها إدارة علاقات العملاء والدعم الفني للعملاء.

بينما يقل مستوى التحكم في تجربة العملاء. وتكون مستويات التحكم في تجربة المستخدم محدودة. وذلك لأن العملاء يتأثرون بعدد كبير من العوامل التي تكون خارجة عن سيطرة مؤسستك أو نشاطك التجاري.

دور خدمة العملاء وتجربة العملاء

لتوفير تجربة عملاء احترافية متكاملة ومُرضية للعملاء لابد من تقديم أفضل خدمة ودعم فني للعملاء.

ورغم وضوح الفرق بين خدمة العملاء وتجربة العملاء إلا أن دورهما يشكل أحد العوامل الرئيسية في زيادة أرباح المؤسسة. وتحقيق أهدافها التجارية وزيادة المبيعات.

وذلك لأن تجربة المستخدم وخدمة العملاء المُرضية للعملاء تساعد في كسب ثقتهم وزيادة ولائهم لمؤسستك ونشاطك التجاري. ومن ثم استمرار اشتراكهم في الخدمات أو تكرار شرائهم للمنتجات دون النظر إلى اعتبارات ارتفاع أسعار منتجاتك أو خدماتك.

إدارة علاقات العملاء السيئة هي أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل كثير من العملاء ينصرفون عن الاشتراك في خدماتك أو شراء منتجاتك. والاعتماد على منتجات وخدمات منافس آخر لك.

وبشكل عام حتى يمكنك كسب رضا عملائك وثقتهم وولائهم تجاه ما تقدمه من منتجات أو خدمات. فإنه عليك الاهتمام بتجربة المستخدم الجيدة و إدارة علاقات العملاء المُرضية بدلًا من التركيز على تقديم سعر تنافسي.

كيفية تطوير خدمة العملاء

توفر بيفاتيل كثير من المزايا والخيارات التي تساعدك على تطوير أداء خدمة العملاء لمراكز الاتصال الخاصة بمؤسستك أو نشاطك التجاري. وذلك من خلال نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل وما يوفره من :-

1. شاشة المراقبة الحية
2. تقارير النظام

1- شاشة المراقبة الحية

شاشة المراقبة الحية هي إحدى أهم أدوات تقييم وتطوير أداء إدارة العملاء والمبيعات والدعم الفني بمؤسستك أو نشاطك التجاري. لأنها تمكنك من متابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بك لحظة بلحظة. والاطلاع على حالة كل موظف (مشغول، في اجتماع، في فترة راحة، معه مكالمة).

كما تتيح لك هذه الشاشة إمكانية الاستماع إلى المكالمات الجارية والاطلاع على مدتها ورقم المتصل. وتوجيه الموظف أو تصحيح معلومة له دون أن يسمع المتصل.

من خلال شاشة المراقبة يمكنك الاطلاع على قوائم الانتظار وإعادة توجيه المكالمات لموظف أو إدارة معينة.

2- تقارير النظام

تزودك تقارير النظام برؤية عامة حول سير عمل مركز الاتصال. حيث تتضمن تقارير نظام بيفاتيل على إحصاءات وتفاصيل شاملة حول عدد المكالمات التي أجراها كل موظف. وعدد المكالمات المفقودة والتي لم يرد عليها وتفاصيل جميع المكالمات المستلمة. ومدتها وتاريخها وحالة المكالمة (أنهاها الموظف أم أنهاها المتصل).

من خلال صفحة التقارير، يمكنك الاستماع إلى أي مكالمة وتنزيل تسجيلها. وكذلك يمكنك الاطلاع على إحصاءات وتفاصيل جميع المكالمات التي أجراها واستقبلها كل موظف.

وبشكل عام، تمكنك شاشة المراقبة الحية وتقارير النظام من الحصول على رؤية عامة وتفصيلة عن أداء موظفي إدارة العملاء. وتساعدك على تحديد نقاط القوة والضعف وتقييم الأداء. وحتى تطوير إدارة العملاء بما يحقق أهداف مؤسستك أو نشاطك التجاري.\

وبشكل عام، فإن الفرق بين خدمة العملاء وتجربة العملاء ليس جوهري بقدر ما يوضح الأدوار ونقاط الأهمية لكل منهما في تحقيق أهداف مؤسستك أو نشاطك التجاري وزيادة المبيعات والأرباح وكسب رضا العملاء وكسب مزيد من العملاء الجدد.