كيف تختار أفضل خدمة كول سنتر للغير لشركتك؟ وما فائدتها!

هناك الكثير من الأسئلة التي قد تراود ذهنك عند ذكر مصطلح كول سنتر للغير، قد تتسائل هل حقاً تلك الخدمة ستُحدث فرقاً في مستوى مبيعاتك أو أرباحك؟ أم هل لتلك الخدمة من مميزات قد تُحسن علاقاتك بعملائك وزبائنك! وكيف يمكنك اختيار أفضل خدمة كول سنتر للغير لشركتك بدون أن تدفع الكثير التكاليف أو تُهدر أموالك لا فائدة؟!

لنستطيع أن نجاوبك عزيزي القارئ على تلك الأسئلة، علينا في البداية أن نقوم بأخذك في جولة ممتعة لنعرض عدة نقاط ومواضيع هامة لا بد لك أن تكون على علم بها قبل أن تأخذ قرار بالاستعانة بإحدى شركات التشغيل عن بعد! وسنبدأ جولتنا بأهم الفقرات وهي ” هل تحتاج حقاً لخدمات كول سنتر الخارجي؟ وفيما تحتاجها؟! “.

” هل تحتاج حقاً لخدمات كول سنتر الخارجي؟ وفيما تحتاجها؟! “.

في الحقيقة أنه هناك الكثير من الأسباب التي قد تستدعي أي شركة وتدفعها للاستعانة بتلك الخدمة، بعيداً أنها قد تصبح خدمة ضرورية بل وحتمية لمعظم الشركات وخصوصاً في عهد أزمة الكورونا الحالية، حيث تقوم خدمات التشغيل عن بعد بالعمل بوساطة مجموعة من الاستراتيجيات الحديثة والأساليب المتطورة التي جعلتها كفئاً لمواجهة تلك الأزمة وعوائقها، وأهم تلك الأساليب هي إمكانية التحكم في كافة المكالمات واتصالات العملاء عن بعد ومن أي مكان، وهذا ما ساعد الكثير من الشركات والمؤسسات على أخذ تلك الخطوة بسرعة وبدون تفكير، فقط لتحقيق أفضل تواصل مع العملاء في أي مكانٍ كانوا!

بل وهناك الكثير من الأسباب التي جعلت قرار الاستعانة بتلك الخدمة هو حل مثالي، نذكر لكم أهمها في النقاط الآتية:

• التكلفة الكبيرة لإنشاء مركز كول سنتر متكامل خاص بالشركة.
• صعوبة تجهيز المركز بالأجهزة والمعدات اللازمة للتواصل مع العملاء.
• عدم القدرة على تكوين فريق خدمة عملاء مدرب على التعامل مع العملاء.
• الحاجة لوجود أنظمة وبرامج متطورة للقيام بمهام الكول سنتر.
• عدم إمكانية توفير قواعد بيانات ضخمة ومؤمنة لحفظ بيانات العملاء وعمليات الشركة.
• صعوبة توفير مقر أو مكان مناسب لتجميع عناصر الكول سنتر.

حتى وإن نجحت أي شركة في جمع مكونات مركز الاتصال، فإنها قد لا تتمكن من تطويره بشكل مستمر، أو حتى قد لا تستطيع تحقيق جودة الاتصال المطلوبة والخدمة المرضية للعملاء! وهذا هو ما يستدعي الكثير من مدراء المؤسسات أو أصحاب الشركات والأنشطة التجارية إلى طلب تلك الخدمة الذكية، لما لها من مميزات عديدة وفوائد لا حصر لها!

فهو خدمة فريدة تتعدد مسمياتها، قد تسمى بخدمة الكول سنتر الخارجي أو خدمة الكول سنتر أوت سورس أو حتى قد تسمى بخدمات التشغيل عن بعد لما تقوم به من خدمات كول سنتر خارج الشركة أو المؤسسة الخاصة بك، وهي تتيح لجميع الأنشطة التجارية القدرة على تحقيق أفضل تواصل مع جميع عملائها وزبائنها، وذلك من خلال توفير فريق متخصص ومدرب على أعلى درجة من الخبرة والاحترافية، وذلك ليتمكنوا من أداء مهمة استقبال مكالمات العملاء المختلفة والرد على استفسارتهم وحل مشاكلهم، كما تتيح لك أنظمة متطورة ومتكاملة لإدارة بيانات عملائك وجميع العمليات التي تتم في شركتك، ومدعمة بكافة الأجهزة التكنولوجية الحديثة للتواصل مع عملائك.

وننتقل الآن لسؤال من ضمن الأسئلة الهامة والتي لا بد لأي صاحب شركة أو مشروع تجاري أن يسأله ويبحث عن إجابته ويتحرى جميع الإجابات بمنتهى الدقة، وهو ” كيف يمكنني اختيار أفضل خدمة كول سنتر خارجي؟! “، وفي ذلك النطاق يمكننا مساعدتك عزيزي القارئ بطرح مجموعة من المعايير أو العناصر التي لا بد لها أن تتواجد بالشركة التي ستتعامل معها، ومن أهم تلك المعايير أو المواصفات:

1. فريق مُدرب وخبير
2. نظام خدمة عملاء متطور
3. نظام كلاود كول سنتر
4. أجهزة تواصل حديثة

أولاً : فريق مُدرب وخبير

فمن أهم المواصفات التي يجب ولا بد أن تتوافر في أي شركة سَتُقدم على الاشتراك بخدماتها هو فريق الكول سنتر، فهو عنصر أساسي وجوهري لأداء مهمة الرد على جميع استفسارات العملاء، واحتواء غضبهم، وحل مشاكلهم المختلفة، ولا بد للفريق أن يكون قد تم تدريبه مسبقاً على كيفية الرد، وطرق إدارة الحوار، وكيفية استخدام الأنظمة الحديثة والأجهزة المتطورة، بالإضافة لضرورة توافر عنصر الخبرة بالفريق، ليتمكن من التعامل مع المواقف المختلفة، وتحقيق أقصى درجة من رضا العملاء، ولينجح في جذب عملائك المحتملين واستهدافهم، ولكسب المزيد من العملاء الجدد.

ثانياً : نظام خدمة عملاء متطور

فمن أهم العناصر التي يجب توافرها في الخدمة التي يتقوم بالاشتراك فيها هي نظام خدمة العملاء، والذي يُعرف بنظام CRM ، والذي يزودك بمجموعة متكاملة من الأدوات والتقنيات التكنولوجية الحديثة لإدارة علاقات عملائك، فكلما كان ذلك النظام متطوراً وحديثاً كلما ساعدك على جمع وتحليل وإدارة جميع بيانات عملائك، بدايةً من تسجيل وحفظ معلوماتهم الشخصية، مروراً بتحليل سلوك عملائك وردود أفعالهم، ووصولاً لتحقيق تجربة أفضل لعملائك الحاليين وكسب عملاء جدد، الأمر الذي سيساعدك بسهولة على الحصول على أحدث بيانات عملائك والتحليلات والتقارير التي ستساعد فريق التسويق والمبيعات بشركتك على تحديد متطلبات عميلك الأساسية.

لمزيد من التفاصيل حول نظام CRM من بيفاتيل من هنا.

ثالثاً : نظام كلاود كول سنتر

من الهام جداً توافر نظام كلاود كول سنتر ضمن مزايا الخدمة التي تفكر في الاشتراك بها، فهو عبارة عن نظام كول سنتر سحابي، حيث يتيح لك ذلك النظام أن تتابع سير أعمالك وعمل موظفيك وكافة عملائك من خلال منصة واحدة عن بعد ومن أي مكان أونلاين سواء داخل المملكة العربية السعودية أو خارجها، كما سيساعدك على التحكم في جميع مكالمات عملائك وتخطيط المهام، وإتمام كافة عمليات البيع والشراء سحابياً.

لمزيد من التفاصيل حول نظام كلاود كول سنتر من بيفاتيل من هنا.

رابعاً : أجهزة تواصل حديثة

فمن أهم المعايير التي يجب عليك مراعاتها هي أجهزة التواصل مع عملائك، حيث تُمكنك أجهزة الاتصالات الحديثة مثل منتجات VOIP من التواصل مع جميع عملائك بأفضل جودة وأكثر كفاءة، كما ستحافظ على تحقيق تواصل دائم وسريع بينك وبين عملائك، كما أنها ستوفر الكثير من التكاليف على عملائك وعلى مزودي الخدمة، وخصوصاً إذا كان عملائك في جميع دول العالم، فهي تعمل على تحقيق اتصال آمن بينك وبين عملائك بمنتهى الخصوصية والسرية، بالإضافة إلى أنها تتميز بواجهة ذكية سهلة الاستخدام، كما أنها سهلة التركيب والتشغيل، ولا تتطلب منك سوى توصيلها بشبكة الإنترنت.

هذه بعض من المعايير والمواصفات التي لا بد لها أن تتوافر في الشركة التي ستستعين بخدماتها لشركتك أو مؤسستك، فإن لم تكن جميع تلك العناصر متوافرة بها، إذاً فإنك تُضيع وقتك فقط! وستُهدر الكثير من التكاليف في خدمة غير متكاملة وغير كافية لتُرضي عملائك وتتواصل معهم بالشكل المناسب، ولهذا بيفاتيل لحلول مراكز الاتصالات والكول سنتر ستساعدك في الحصول على أفضل خدمة كول سنتر للغير لشركتك، لذا إذا أردت معرفة المزيد عن كيفية تنظيم أعمالك والتواصل مع عملائك، وكيف تنجح في كسب عملاء جدد، لا تتردد في التواصل معنا لتحصل على استشارتك المجانية الآن.