كيفية تأسيس نظام الكول سنتر للشركات الناشئة؟

لعلك بحثت كثيراً عن وسيلة تساعدك في التواصل المستمر والفعال مع عملائك، أليس كذلك ؟! ويبدو أن جميع النتائج والبحث الطويل قد أرشدك إلى هنا ! ، أجل إنه نظام الكول سنتر الذكي، والذي أصبح وسيلة ليست فقط جوهرية، بل أصبحت أساسية ولا غنى عنها لأي شركة كانت، فمن خلال المزايا الخيالية التي يوفرها ذلك النظام تمكنت كثير من الشركات الناشئة من الوصول إلى العالمية في فترة قصيرة وبأقل التكاليف، بل وأصبح لديها قاعدة عريضة من العملاء الدائمين، ولذلك في المقالة التالية نقدم لك عزيزي القارئ دليل متكامل يشمل جميع الأسئلة التي قد تتراود في ذهنك وإجاباتها، لذلك تابع القراءة حتى النهاية

ما هو نظام الكول سنتر ؟ وكيف يعمل ؟!

إن الكول سنتر هو نظام مصمم خصيصاً لتوجيه واستقبال مكالمات عملائك، بالإضافة لتوجيه حملات التسويق عبر الهاتف، لتتمكن من التواصل مع عملائك بسهولة وبسرعة وبدون أية عوائق، فهو نظام حديث يوفر للشركات الناشئة ميزة التواصل الفعال عن بعد أو أون لاين مع جميع عملائها الحاليين، واستهداف عملائها المحتملين بكل دقة، فهو سيساعدك على الحفاظ على اتصال دائم ومستمر بدون أي انقطاع أو عوائق مع جميع عملائك مهما كان نوعهم، كما ستتمكن من خلاله متابعة كل أعمالك وعملياتك وجميع عملائك من أي مكان، وخصوصاً عمليات البيع والشراء التي تتم داخل شركتك، فهو يقوم باستخدام تقنية حديثة لجمع جميع بيانات عملائك واستخراج تقارير تفصيلية عن العمليات التي تمت، وكل المكالمات الصادرة والواردة وما نتج عنها.

هل ذلك النظام يتناسب مع الشركات الناشئة ؟!

أجل بالتأكيد، فمن خلاله تستطيع أي شركة ناشئة أو مشروع تجاري في بدايته أن يصل لنجاح مبهر، فمن خلال الخدمات المختلفة والحلول الذكية التي يوفرها ذلك النظام لجميع الشركات الناشئة يساعدها على تحقيق أهدافها مهما كان نوع نشاطها التجاري أو حجمها وعدد عملائها، فنجد أن قطاع كبير من المؤسسات الحكومية والخاصة، عيادات ومستشفيات بجميع تخصصاتها، شركات شحن وخدمات لوجيستية، شركات اتصالات وبنوك، شركات السفر والسياحة، المتاجر والمخازن وغيرها الكثير تعتمد على نظام الكول سنتر لتكسب ثقة عملائها ولتنجح في استقطاب عملاء جدد.

ما هي العناصر الأساسية لتأسيس نظام كول سنتر للشركات الناشئة ؟!

لبناء نظام كول سنتر يؤهل الشركات الناشئة للمنافسة في السوق، فلا بد من توافر عدد من العناصر الأساسية لتكوينه بشكل احترافي، ومن أهم تلك العناصر:

1- نظام الكول سنتر :

فيجب أن توفر في مركز الاتصال الخاص بك النظام الذي سيعمل على استقبال وتوجيه مكالمات عملائك، وذلك بما يتناسب مع حجم عملائك ونوعهم سواء أكانوا محتملين أم حاليين، فيجب أن يتميز النظام بالتالي:

أ) أن يكون نظام حديث :

فلا بد للنظام أن يكون مصمماً باستخدام تكنولوجيا حديثة وتقنيات متطورة، لتتيح لك جميع المزايا والخصائص التي تُمكنك من التواصل مع عملائك وحفظ بياناتهم وكافة معاملاتهم مع شركتك، بالإضافة لضرورة كونه متكامل من حيث الأدوات التي يوفرها لك، فهو سيشكل قاعدة بيانات لحفظ وتسجيل كافة بيانات شركتك ومبيعاتك.

ب) أن يكون النظام مؤمن:

فعند بنائك لنظام كول سنتر عليك التأكد من كون النظام مزود بكافة البرامج والأدوات التي تساعد على تأمينه بالكامل، كما يجب توفير قواعد بيانات قوية وغير معرضة للاختراق بسهولة، وذلك حفاظاً على أمن وسلامة معلومات عملائك، وبيانات وأسرار شركتك وموظفيك كذلك.

جـ) إمكانية ربط النظام بالأنظمة الأخرى :

فلا يوجد قسم أو نظام من أنظمة الشركة سيعمل بمفرده، فلا بد من الترابط والتكامل بين مختلف الأنظمة، مثل نظام CRM أو نظام الرسائل القصيرة أو ربطه بالسوفت فون، وهو من الخصائص التي ستساعدك بشكل كبير في إنجاز العمل.

2- فريق الكول سنتر :

إن موظفي الكول سنتر أو من يعرفون بلقب ممثلي خدمة العملاء، يعدون من أهم مكونات أي مركز اتصال، بل أي شركة ناشئة على الإطلاق! فهم العنصر الذي يعمل على إقناع العميل بشراء منتجات الشركة أو الاشتراك بخدماتها، ولذلك يجب أن يتمتع هذا الفريق ببعض الصفات، سنذكرها لكم في نقاط:

أ) أن يتم تدريب الفريق :

حيث أن من أهم خطوات تأسيس نظام كول سنتر قوي للشركات الناشئة هو تدريب الفريق الذي سيقوم بالتواصل مع عملائك، لذلك يجب عليك تدريب فريق الكول سنتر على أعلى درجة، وأن يتم تدريبه على المواقف المختلفة، بل ويجب أن يقوم بدراسة المنتجات والخدمات، ويعمل على تثقيف نفسه بالكامل سواء من جهة لغة الحوار وكيفية التحدث مع العملاء وأساليب التعامل معهم، أو من حيث المعلومات العامة حول الشركة ذاتها، بل ويجب جعل الفريق يتعرض لمجموعة من الاختبارات والتعليمات من أشخاص ذوي خبرة في المجال، حتى تساعدهم على تحقيق تجربة جيدة للعميل وتحسين جودة الاتصال.

ب)  شرط تواجد عناصر خبيرة:

فلا يمكن أن يكون كامل فريقك من المتدربين أو الهواة! بل من الشروط الضرورية لتأسيس نظام كول سنتر قوي هو تواجد العناصر الخبيرة إلى جانب الفريق، فهم يقومون بتدريب الفريق، العمل على التدخل في الحالات الحرجة، مثل وقوع أحد أفراد الفريق في خطأ ما فيقوم العنصر الخبير بإصلاحه على الفور، أو في المواقف الطارئة مثل عميل غاضب وقد فقد أحد أفراد الفريق السيطرة على ذلك العميل، فهنا يجب تدخل أحد العناصر الخبيرة ليقوم بالسيطرة على الموقف، كما أن لهم دور كبير في تدريب جميع الموظفين.

3- الأجهزة:

فلكي تنجح في تأسيس نظام كول سنتر احترافي لشركة ناشئة عليك أن تقوم بتحضير جميع المعدات والأجهزة اللازمة لإتمام العمل بالشكل المطلوب، فالأجهزة هي الوسيلة التي يستطيع موظفيك أن يتواصلوا من خلالها مع عملائك، فعليك تجهيز مركز الاتصال الخاص بك بكامل الأجهزة والمعدات التي قد يحتاجها موظفيك للتواصل مع عملائك، لتحقيق تواصل جيد وقوي بدون إنقطاع أو مشاكل تعيق عملية الاتصال.

فمن أهم معدات وأجهزة استقبال وتوجيه المكالمات وتنظيمها التي يمكن أن تحتاجها في شركتك سماعات الاتصال السلكية واللاسلكية والتي تتمثل وظيفتها في القيام بنقل الصوت بأفضل جودة ونقاء عالي، حيث تعمل على نقل الإشارات الصوتية إلى إشارات رقمية والعكس، والتي تتمثل وظيفتها في استقبال وتوجيه المكالمات المختلفة، وكذلك تليفونات VOIP فهي تتيح إمكانية التواصل الداخلي بين موظفي الشركة، أو الاتصال الخارجي مع العملاء وغيرهم من المتصلين بكل سهولة، وكذلك السنترالات وهي عبارة عن كابينة يتم توصيلها بال IP وتساعد في تنظيم الاتصالات الواردة، وغيرها من الأجهزة الضرورية التي لا غنى عنها لأي شركة ناشئة مثل بوابات الاتصال وغرف الاجتماعات وغيرها الكثير وفقاً لما يحتاجه نشاطك التجاري.

هذه بعض الخطوات الأساسية التي ستساعدك في تأسيس نظام كول سنتر احترافي للشركات الناشئة، لذا إذا أردت معرفة المزيد عن كيفية تحسين طرق التواصل مع عملائك، وكيف تنجح في كسب عملاء جدد، لا تتردد في التواصل معنا لتحصل على استشارتك المجانية الآن.