5 طرق لتطوير نظم الكول سنتر وخدمة العملاء للمؤسسات والأنشطة التجارية 2022

تطوير أداء نظم الكول سنتر أحد أهم العناصر الأساسية التي تعتمد عليها المؤسسات والأنشطة التجارية في تطوير أداء إدارات خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات وذلك ضمن عمليات التطوير الشاملة التي تقوم بها الشركات بانتظام.

تبحث كثير من الأنشطة التجارية والمؤسسات عن أفضل أساليب تطوير أداء مراكز الاتصال السحابية الخاصة بها وتطوير أداء موظفي الكول سنتر وخدمة العملاء بشكل عام ولكنها قد تتجاهل في كثير من الأحيان الكثير من مزايا وأدوات أنظمة الكول سنتر السحابية والتي يمكنها الاستفادة منها لتطوير الأداء وتحقيق أهداف المؤسسات والأنشطة التجارية وحتى زيادة المبيعات والأرباح.

لذلك سنتعرف في هذا المقال على أفضل طرق يمكنك استخدامها لتقييم وتطوير أداء مراكز الاتصال السحابية الخاصة بمؤسستك أو نشاطك التجاري، هيا بنا.

طرق تقييم وتطوير أداء نظم الكول سنتر وخدمة العملاء

قبل أن تضع خطط واستراتيجيات لتطوير أداء مراكز الاتصال السحابية الحديثة لا بد من أن تقوم بتقييم أداء موظفي خدمة العملاء والدعم الفني وتقييم أداء مراكز الاتصال والوقوف على نقاط الضعف والقوة بشكل عام.

يوفر لك نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل العديد من الأدوات التي تساعدك على تقييم أداء موظفيك ثم تطوير أداء مركز الاتصال وخدمة العملاء.

وهناك 5 طرق أساسية ستساعدك على تقييم وتطوير أداء إدارات خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات في مؤسستك أو نشاطك التجاري، نذكر أبرزها في نقاط كما يلي:

• شاشة المراقبة الحية
• تقارير النظام
• تسجيل المكالمات واستخراج التسجيلات
• خاصية الرد الآلي
• خاصية الاتصال الذاتي

أدوات تقييم أداء مراكز الاتصال

يمكنك تقييم أداء الكول سنتر الخاص بشركتك بالكثير من الطرق التي تساعدك على الوقوف على نقاط الضعف والقوة والحصول على رؤية عامة حول سير إدارات خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات لديك.

يتضمن نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل على العديد من المزايا والأدوات التي تساعدك على تقييم الأداء مثل شاشة المراقبة الحية، نظام التقارير، وخاصية تسجيل المكالمات واستخراج التسجيلات لآخر 30 يوم.

1- شاشة المراقبة الحية

شاشة المراقبة الحية هي أحد أبرز مزايا نظم الكول سنتر السحابية وهي أداة أساسية تعتمد عليها آلاف من المؤسسات والأنشطة التجارية لمتابعة سير عمل مراكز الاتصال الخاصة بها لحظة بلحظة وتقييم أداء موظفي خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات ومن ثم تطوير الأداء.

تتيح لك شاشة المراقبة الحية مزايا عديدة للاطلاع على سير عمل مركز الاتصال الخاص بك، حيث تسمح لك بالاطلاع على قوائم المكالمات الجارية وقوائم الانتظار.

تمكنك شاشة المراقبة الحية من الاطلاع على تفاصيل المتصلين وبياناتهم وتفاصيل اشتراكهم وغيرها من التفاصيل فيما يتعلق باستفساراتهم التي سجلها موظف خدمة العملاء بالنظام.

كما تتيح لك الاطلاع على مدة كل المكالمات الجارية، وقوائم الانتظار ومدة الانتظار لكل متصل.

من خلال شاشة المراقبة الحية يمكنك الاطلاع على حالة كل موظف، هل معه مكالمة، في فترة راحة، أم في اجتماع وغيرها من التفاصيل التي تساعدك على الحصول على رؤية عامة عن سير عمل مركز الاتصال الخاص بك.

تسمح لك شاشة المراقبة الحية بإمكانية الاستماع إلى أي من المكالمات الجارية دون أن يسمع المتصل أو موظف خدمة العملاء، كما تتيح لك توجيه الموظف بشكل خاص أو تصحيح معلومة له ودون أن يسمع المتصل.

وأخيرًا تمكنك شاشة المراقبة الحية من تحويل المكالمات من موظف لآخر أو من تحويلة لأخرى وفقًا لمتطلبات كل إدارة من إدارات المؤسسة.

2- تقارير النظام

يتيح لك نظام الكول سنتر السحابي إمكانية استخراج كثير من التقارير حول سير عمل مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري وأداء موظفي المبيعات والدعم الفني وخدمة العملاء.

توفر لك هذه التقارير رؤية شاملة حول أداء موظفيك، حيث تزودك بكثير من التفاصيل والإحصاءات حول:-

• عدد المكالمات التي أجراها واستقبلها كل موظف من موظفي خدمة العملاء ومدة كل مكالمة
• عدد فترات الراحة التي أخذها كل موظف ومدتها
• عدد المكالمات المفقودة لكل موظف

وتساعدك تقارير النظام على الحصول عى رؤية عامة عن أداء كل موظف من موظفي مركز الاتصال ومن ثم يمكنك تقييم أداء موظفي خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات بتحديد نقاط الضعف والقوة لكل موظف وذلك يساعدك في توجيه الموظفين وتطوير أدائهم بشكل عام.

3- تسجيل المكالمات واستخراج التسجيلات

من أهم مزايا نظام الكول سنتر السحابي أنه يتيح لك إمكانية تسجيل المكالمات الصادرة والواردة واستخراج تسجيلات المكالمات لآخر 30 يوم.

ومن خلال هذه الخاصية يمكنك الاستماع إلى جميع المكالمات التي أجراها واستقبلها كل موظف على مدار آخر 30 يوم.

وتساعدك هذه الخاصية على تقييم أداء كل موظف وتحديد نقاط القوة والضعف ومعرفة مدى التزام كل موظف بمعايير ومباديء وأساسيات عمل مركز الاتصال الخاص بمؤسستك أو نشاطك التجاري.

يمكنك الاستفادة من هذه الخاصية لأغراض التدريب والجودة.

حيث تساعدك تسجيلات المكالمات على تقييم أداء موظفي خدمة العملاء وتدريب الموظفين الذين هم في حاجة للتدريب ومن ثم توجيه جميع الموظفين وتطوير أدائهم بشكل عام.

4- خاصية الرد الآلي IVR

كلمة IVR هي اختصار لـ Interactive Voice Response

وهي الاستجابة الصوتية التفاعلية مع المتصلين من خلال عدد كبير من الرسائل الصوتية المسجلة مسبقًا والتي تتضمن على إجابات ومعلومات وتفاصيل حول أبرز استفسارات المتصلين المتكررة.

تعتمد كثير من نظم الكول سنتر للمؤسسات والأنشطة التجارية على هذه الخاصية للرد على استفسارات ومشاكل المتصلين على مدار اليوم، فهذه الخاصية تفيد في حالة انشغال جميع الموظفين بالرد على العملاء.

كما أن هذه الخاصية تساعدك على تقديم أفضل خدمة ودعم فني للعملاء في خارج مواعيد الدوام وفي العطلات الرسمية وفي الأوقات التي يكون فيها عدد المكالمات المتزامنة كبير فبدلًا من أن ينتظر العملاء، يمكنهم استخدام خاصية الرد الآلي للحصول على المعلومات والتفاصيل التي يتصلون بشأنها.

هذه الخاصية تساعدك على تطوير أداء مراكز الاتصال السحابية الخاصة بك، لأنها تساعدك على معرفة استفسارات المتصلين المتكررة وتساعدك على تقديم خدمة عملاء ودعم فني دائمة وبأقل التكاليف لأنها تعمل بشكل تلقائي ودون الحاجة لوجود موظفين.

ويمكننا توضيح آلية عمل خاصية الرد الآلي  بمثال بسيط في نقاط كما يلي:-

أهلًا ومرحبًا بكم في بيفاتيل

• للغة العربية، اضغط (1)
• For English, press (2)

(1)

• لقسم التسويق، اضغط (1)
• لإدارة المبيعات اضغط (2)
• للدعم الفني، اضغط (3)
• للمساعدة، اضغط (صفر)

5- خاصية الاتصال الذاتي

هي أحد حلول مراكز الاتصال السحابية الحديثة التي تساعدك على تطوير أداء إدارات خدمة العملاء والدعم الفني والمبيعات بمؤسستك أو نشاطك التجاري.

يمكنك تشغيل هذه الخاصية للاتصال بعدد كبير من جهات الاتصال لمختلف أغراض المبيعات والتسويق.

حيث يمكنك استخدام هذه الخاصية برفع جهات الاتصال التي تريد التواصل معهم إلى نظام الكول سنتر السحابي ومن ثم يمكنك تحديد المواعيد التي تريدها ليقوم النظام بالاتصال تلقائيًا بهذه الجهات.

بعد أن يقوم النظام بالاتصال تلقائيًا بالعملاء، يقوم النظام بتوزيع المكالمات التي يرد عليها العملاء إلى موظفي خدمة العملاء على أنها مكالمات قادمة.

تساعد خاصية الاتصال الذاتي على تطوير أداء نظم الكول سنتر السحابية الخاصة بمؤسستك أو نشاطك التجاري وزيادة الإنتاجية لأنها توفر لك كثير من الوقت اللازم لإدخال تفاصيل جهات الاتصال والاتصال بكل عميل على حدا وغيرها من التفاصيل التي تتسبب في ضياع كثير من الوقت والجهد للاتصال بمئات العملاء لمختلف أغراض التسويق والمبيعات.

وبشكل عام، إن تطوير آليات عمل مراكز الاتصال السحابية الحديثة هو بمثابة خطوة إيجابية نحو تطوير أداء كل من إدارات التسويق والمبيعات والدعم الفني وخدمة العملاء للمؤسسات والأنشطة التجارية وحتى زيادة المبيعات والأرباح.