مزايا نظام كول سنتر للمستشفيات 2022

مزايا نظام كول سنتر للمستشفيات 2022 هو أحدث نظام سحابي من بيفاتيل تعتمد عليه المراكز الطبية والعيادات والمستشفيات لإجراء الحجوزات ولإجراء واستقبال المكالمات.

نوفر هذا النظام بمزايا عديدة لإجراء واستقبال المكالمات وخصائص وخيارات وأدوات متكاملة لمتابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بالمستشفيات والمراكز الطبية والعيادات بطرق أسرع وأكثر احترافية وبأقل التكاليف داخل السعودية.

من خلال هذا المقال، سنتعرف على نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل ومزايا لإجراء واستقبال المكالمات وإجراء حجوزات المرضى ومتابعة وتقييم أداء موظفي خدمة العملاء، هيا بنا.

أفضل نظام كول سنتر للمستشفيات

نظام بيفاتيل هو أفضل نظام يمكن مراكز الاتصال المستفشيات والعيادات والمراكز الطبية من إجراء واستقبال أكبر عدد ممكن من المكالمات المتزامنة بمزايا وخيارات احترافية عديدة لاستقبال المكالمات والتواصل مع المرضى واستقبال الحالات.

تعتمد آلاف من المستشفيات والمراكز الطبية والعيادات على هذا النظام لما يوفره من العديد من الخصائص والمزايا والأدوات، نذكر أبرزها في نقاط بإيجاز كما يلي:-

1. نظام سحابي
2. مزايا عديدة للتواصل واستقبال الحالات
3. خاصية الانتظار
4. تسجيل المكالمات
5. تحويل المكالمة
6. البريد الصوتي
7. الرد الآلي
8. شاشة المراقبة الحية
9. تقارير النظام

1- نظام سحابي

من أهم مزايا هذا النظام أنه يعمل بشكل سحابي فقط بالاتصال بالإنترنت ودون الحاجة لأي تركيبات أو سلوك أو تجهيزات معقدة، كما أن هذا النظام لا يتطلب استخدام أجهزة الكول سنتر التقليدية لتشغيله.

هذه الميزة تتيح لك إمكانية تشغيل أفضل نظام كول سنتر للمستشفيات عن بعد ومن أي مكان بالاتصال بالإنترنت ودون الحاجة لأن تتواجد بمقر مركز اتصال المستشفى أو العيادة أو المركز الطبي الخاص بك.

ومن ثم يمكنك تعيين موظفي كول سنتر يعملون عن بعد لاستقبال المكالمات لإجراء الحجوزات والرد على استفسارات المتصلين فيما يتعلق بالخدمات الطبية التي تقدمها المستشفى.

كما يمكنك هذا النظام من متابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بعيادتك أو مركزك الطبي أو المستشفى التي تديرها  لحظة بلحظة وبالتقارير وعند بعد ومن أي مكان حتى ولو كنت مسافر خارج البلاد.

وبشكل عام، إن نظام الكول سنتر السحابي من بيفاتيل يوفر لك كثير من التكاليف الخاصة بتجهيز مقر مناسب لمركز الاتصال وتكاليف أجهزة الكول سنتر التقليدية وجميع التكاليف الخاصة بتوفير مكاتب وأجهزة كمبيوتر ومقر مركز الاتصال الخاص بمركزك الطبي أو عيادتك أو المستشفى التي تديرها.

2- مزايا عديدة للتواصل واستقبال الحالات

يزودك هذا النظام بمزايا عديدة تمكنك من إجراء الحجزات ومتابعة طلبات المتصلين والرد على استفساراتهم ومساعدتهم وتقديم خدمة عملاء بطريقة أسرع وأكثر احترافية.

ويمكننا أن نوضح هذه المزايا بشرح موجز خلال الفقرات التالية:-

3- خاصية الانتظار

خاصية الانتظار تعتبر من أبرز مزايا نظام بيفاتيل للكول سنتر السحابي، لأنها تتيح لك إمكانية تشغيل موسيقى معينة أو تشغيل عدد من الرسائل الصوتية التي تتضمن على عروض وخدمات ومواعيد دوام مركزك الطبي أو عيادتك.

كما تفيدك هذه الخاصية عند انشغال جميع موظفي خدمة العملاء بالرد على المكالمات واستقبال الطلبات والحجوزات، حيث يقوم نظام الكول سنتر بوضع المتصلين على قائمة الانتظار يستمعوا إلى العروض والخدمات ومواعيد الدوام أو إلى موسيقى الانتظار.

4- تسجيل المكالمات

خاصية تسجيل المكالمات من أهم مزايا أفضل نظام كول سنتر للمستشفيات، لأن هذا النظام يقوم بتسجيل جميع المكالمات الصادرة والواردة بمركز الاتصال الخاص بك بشكل تلقائي.

ويتيح لك هذا النظام إمكانية الاستماع إلى تسجيلات جميع المكالمات واستخراج تسجيلات المكالمات لآخر 30 يوم.

هذه الخاصية تساعدك على متابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بك لحظة بلحظة وتقييم أداء موظفي الحجوزات وخدمة العملاء وتحديد نقاط القوة والضعف في أدائهم وحتى وضع خطة لتطوير أدائهم.

5- تحويل المكالمات

يزودك نظام بيفاتيل بخاصية تحويل المكالمات، وباستخدام هذه الخاصية يمكنك تحويل أي مكالمات العملاء إلى موظف أو إدارة معينة أو إلى خدمة البريد الصوتي أو الرد الآلي.

هذه الخاصية تُسهل كثيرًا سير عمل مركز الاتصال الخاص بك وتزود المتصلين بتجربة جيدة في التعامل مع إدارة خدمة العملاء الخاصة بالمستشفى أو المركز الطبي.

6- البريد الصوتي

من خلال خدمة البريد الصوتي يمكن للمتصلين ترك استفساراتهم وشكاواهم أو طلباتهم في رسالة صوتية أو أكثر يسمعها موظفي خدمة العملاء ليقوموا بالاتصال مرة أخرى  بالعملاء لمساعدتهم أو الرد على استفسارتهم فيما يتعلق بخدمات المستشفى أو العيادة.

هذه الخاصية تساعدك على استقبال طلبات واستفسارات ومشاكل المتصلين في حالة انشغال جميع موظفي خدمة العملاء بالرد على المتصلين أو في حالة اتصال أحد الأفراد في خارج مواعيد الدوام.

7- الرد الآلي IVR

من أبرز مزايا أفضل نظام كول سنتر للمستشفيات من بيفاتيل، أنه يتيح لك إمكانية تشغيل خاصية الرد الآلي IVR للرد على المتصلين من خلال عدد من الرسائل الصوتية المسجلة مسبقًا والتي تتضمن على معلومات وتفاصيل تجيب على استفسارات ومشاكل المتصلين.

كلمة IVR هي اختصار لكلمة Interactive Voice Response وهي الاستجابة الصوتية التفاعلية مع أسئلة ومشاكل المتصلين.

ويمكنك الاستفادة من هذه الخاصية بتسجيل ملفات صوتية تتضمن على المعلومات والتفاصيل المطلوبة (إجابة استفسارات ومشاكل المتصلين، مواعيد الدوام، الخدمات والأسعار، كيفية الحجز، إلخ)

ثم تقوم برفع هذه الملفات عبر نظام الكول سنتر السحابي وفقًا لسيناريو معين تقوم بتحديده، ليقوم النظام بتشغيل هذه الرسائل بشكل تلقائي فيما بعد عند الرد على المتصلين.

هذه الخاصية تمكنك من الرد على استفسارات ومشاكل المتصلين حتى في حالة انشغال جميع موظفي خدمة العملاء أو عند اتصال العملاء في خارج مواعيد الدوام.

8- شاشة المراقبة الحية

شاشة المراقبة الحية هي أحد أبرز مزايا هذا النظام لما تزودك به من خيارات وأدوات احترافية عديدة تمكنك من متابعة سير عمل مركز الاتصال الخاص بمركزك الطبي لحظة بلحظة وبشكل مباشر.

من خلال شاشة المراقبة الحية يمكنك الاطلاع على حالة كل موظف، هل معه مكالمة، في اجتماع  أم مشغول أم خارج الدوام.

كما يمكنك الاطلاع على المكالمات الجارية وتفاصيل كل مكالمة (مدة المكالمة، رقم المتصل، متطلبات المتصل) والاطلاع على قوائم الانتظار ومعرفة مدة الانتظار لكل متصل.

من خلال هذه الشاشة يمكنك الاستماع إلى أي مكالمة وتوجيه الموظف أو تصحيح معلومة له بشكل خاص ودون أن يسمع المتصل.

أيضًا يمكنك تحويل أي مكالمة إلى موظف أو قسم آخر أو سحب المكالمة أو إنهائها لأي سبب من الأسباب.

9- تقارير النظام

يزودك هذا النظام بالكثير من التقارير المتكاملة حول سير عمل مركز الاتصال وحول أداء كل موظفي من موظفي خدمة العملاء والحجوزات بالمستشفى التي تديرها أو بمركزك الطبي.

حيث تزودك هذه التقارير بإحصائيات وتفاصيل متكاملة حول عدد المكالمات التي أجراها واستقبلها كل موظف ومدة كل مكالمة وحالة المكالمة (من أنهاها الموظف أو العميل).

من خلال هذه التقارير يمكنك الاستماع إلى أي من المكالمات الصادرة أو الواردة لمركز الاتصال الخاص بك، كما يمكنك استخراج تسجيلات  هذه المكالمات لآخر 30 يوم.

من خلال تقارير النظام يمكنك الحصول على صورة عامة حول سير عمل مركز الاتصال وأداء كل  موظف من موظفي خدمة العملاء وذلك بتفاصيل شاملة حول:-

• مدة فترات الدوام
• عدد فترات الراحة ومدتها
• عدد المكالمات المستلمة ومدتها وتاريخها
• عدد المكالمات المفقودة والتي لم يتم الرد عليها

أفضل نظام كول سنتر للمستشفيات من بيفاتيل يمكنك من إدارة مركز الاتصال الخاص بالمستشفى التي تديرها بطريقة أكثر احترافية، كما تساعدك على تطوير أداء إدارة خدمة العملاء والحجوزات بالمستشفى وتقديم أفضل خدمة ممكنة للمرضى.